Ferhat İÇME
Bilgi İşlem Müdürü

E-Posta: ferhaticmekagithane.bel.tr
Tel: 295 68 00

BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve kapsam
Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı; Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Dayanak
Madde 2 — Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunun15/b maddesi ile 22.04.2006 tarihli resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslara dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
Madde 3 — Bu Yönetmelikte geçen;
a) Belediye: Kağıthane Belediyesini,
b) Servis: Bilgi İşlem Müdürlüğü’ne doğrudan bağlı alt birimleri,
c) Üst yönetici: Kağıthane Belediye Başkanını,
d) Üst yönetim: Kağıthane Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarını,
e) Başkan: Kağıthane Belediye Başkanı’nı,
f) Müdür: Bilgi İşlem Müdürü’nü ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Bilgi İşlem Müdürlüğü ve Alt Birimlerinin Görevleri

Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün görevleri
Madde 4 — Aşağıda belirtilen görevler, Bilgi İşlem Müdürlüğü tarafından yürütülür:
 
a) Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek.
b) Belediyenin bilişim teknolojileri ihtiyacını tespit etmek, gerekli bilgisayar ağını oluşturmak ve bilişim sisteminin etkin, verimli ve güvenli bir şekilde kullanılmasını sağlamak.
c) Belediyenin e-belediyecilik ve Web hizmetlerini yürütmek ve yönetmek.
d) Belediyenin ve/veya yöneticilerin ihtiyacı olan bilgi sistemleri, yazılım ve donanımlarını belirlemek, araştırma yapmak ve fayda-maliyet analizini çıkarmak.
e) Belediyece alınan bilgi sistemleri, yazılım ve donanımların kontrolünü ve kurulumunu yapmak veya yaptırmak.
f) Yönetim bilgi sistemleri, yazılım ve donanımların kullanım ve geliştirilmesine ilişkin hizmetleri varsa ilgili birimlerle işbirliği içerisinde yerine getirmek,
g) Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesini sağlamak.
h) Coğrafi bilgi sistemini kurmak, kurdurmak ve yürütülmesini sağlamak
i) Belediyenin ihtiyacı olan bilgisayar ağını oluşturmak, etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak.
j) Belediyede bulunan donanım ve yazılımın etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayacak bakım-onarım hizmetlerini sağlamak.
k) Kullanıcı eğitimleri vermek veya verdirmek.
l) Otomasyon kullanıcılarını yetkilendirmek.
m) Sistem yedeklemesini sağlamak.
n) Tüm belediye uygulama programlarının (Sayısal & Sözel) bütünleşik yapı olarak hizmet verilebilirliğini sağlamak.
o) Kurumsal veritabanında bulunan sözel ve sayısal verilerin zamanla güncellemesi için gerekli çalışmaları yapmak.
p) Kurumda e-arşiv hizmetlerinin yerine getirilmesi ve yürütülmesine katkı sağlamak.
q) E-devlet uygulamalarına katkı sağlamak.

 
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Müdürlük Yöneticilerinin Görev, yetki ve Sorumlulukları

Bilgi İşlem Müdürü’nün görev ve yetkileri
Madde 5 — Bilgi İşlem Müdürü,
a) Birimi yönetir, görev dağılımını yapar ve servisler arasındaki koordinasyonu sağlar.
b) Birimin yazışmalarını yürütür, görev alanı kapsamında, belediyenin diğer idareler nezdindeki iş ve işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar.
c) Stratejik planın hazırlanması için gerekli olan bilgi ve belgeleri hazırlar.
d) Birim performans programını hazırlar.
e) Hizmetlerin şeffaf, planlı, belediyenin stratejik amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır.
f) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlar.
g) Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlar.
h) Harcama yetkilisi olarak, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporlarına ekler.
i) Birimiyle ilgili toplantılara katılır, birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlar.
j) Görevlerini yerine getirirken birim içi ve diğer birimlerle işbirliği ve uyum içinde çalışılmasını sağlar.
k) Yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar.
l)  Astlarının performansını periyodik olarak değerlendirir; biriminde moral, motivasyon ve performansı artırıcı çalışmalar yapar.
m) İşçi sağlığı ve iş güvenliği kurallarına bağlı olarak çalışılmasını sağlar.
n) Üst yönetim tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri  yerine getirir.

Bilgi İşlem Müdürü’nün sorumlulukları
Madde 6 — Bilgi İşlem Müdürü, birim görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden üst yönetime karşı sorumludur. Müdür;
a) Görev ve yetkileri çerçevesinde idari-mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden sorumludur.
b) Stratejik plan ve performans programındaki hedeflerin gerçekleşmesinden sorumludur.
c) Birimi ile ilgili işlemleri yerine getirirken; kurumun genel ilkelerine, kurallarına ve mevzuata göre çalışılmasından sorumludur.

Servis Sorumlularının görev ve yetkileri
Madde 7 — Servis Sorumlusu,
a) Müdürün belirlediği görev dağılımı doğrultusunda, personeli arasında görev dağılımını yapar ve
      personelin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlar.
b) Kendine bağlı personelinin performansını periyodik olarak değerlendirip müdüre bilgi sunar; moral,
      motivasyon ve performans arttırıcı çalışmalar yapar.
c) Servisin iş ve işlemlerini şeffaf, planlı, birimin stratejik hedeflerine, performans programına ve
      mevzuata uygun bir şekilde yürütür.
d) Servis çalışanlarının eğitim ihtiyacını belirler ve üstüne iletir.
e) Servis çalışanlarının özlük işlemlerini takip eder.
f) Servis içinde düzenli, planlı ve tutanaklı toplantıların yapılmasını sağlar.
g) İşçi sağlığı ve iş güvenliği kurallarına bağlı olarak çalışılmasını sağlar.
h) Müdürün vereceği benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirir.

Servis sorumlularının sorumlulukları
Madde 8 — Servis sorumlusu, servis görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden müdüre karşı sorumludur. Servis sorumlusu;
a) Görev ve yetkileri çerçevesinde idari-mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru  
       yürütülmesinden sorumludur.
b) Performans programındaki servis hedeflerinin gerçekleşmesinden sorumludur.
c) Sorumlu olduğu servis ile ilgili işlemleri yerine getirirken; kurumun genel ilkelerine, kurallarına ve
       mevzuata göre çalışılmasından sorumludur. 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Diğer Hükümler

Çalışmalarda işbirliği ve uyum
Madde 9 — Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, Bilgi İşlem Müdürünün başkanlığında servis sorumlularının katılımı ile ayda bir defadan az olmamak üzere, tutanaklı, düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, Bilgi İşlem Müdürlüğü’nün faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.

Bilgi İşlem Müdürlüğü’nde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler
Madde 10 — Bilgi İşlem Müdürlüğü’nde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.

Evrak Hizmetleri ve Yazışmalar
Madde 11 — Bilgi İşlem Müdürlüğü’ne gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur. Ayrıca; Birim içi yazışmalar, ihale ve sözleşme dosyaları ile taşınır malzeme işlemleri usulüne uygun olarak takip edilir.

Yürürlük
Madde 12 — Bu Yönetmelik Kağıthane Belediyesi Meclis Kararının kesinleşmesiyle yürürlüğe girer.

Yürütme
Madde 13 — Bu Yönetmelik hükümlerini Kağıthane Belediye Başkanı yürütür.

 

Bilgi İşlem Müdürlüğü; Bilgi İşlem Servisi, Bilişim Sistemleri Servisi, Kentli İletişim Servisi ve Haberleşme Merkezi hizmet birimlerinden oluşmaktadır.

Müdürlük olarak kısaca görevlerimiz, Belediyemiz bilişim ihtiyaçlarını tespit etmek, ihtiyaç duyulan bilgisayar sistemleri, yazılım uygulamaları, altyapı sistemleri ve donanımları temin etmek, bu sistemlerin kurulumu, etkin, verimli, güvenli bir şekilde kullanılması ve geliştirilmesine ilişkin hizmetleri yerine getirmek gibi görevlerden oluşmaktadır.

Bu görevlerimiz yerine getirilirken; çağdaş bir bilgi işlem anlayışı ile sürekli yapmakta olduğumuz ar-ge çalışmalarımız sayesinde günün teknolojileri yakından takip edilmekte, yeni teknolojilere uygun projeler üretip, hizmetlerin daha hızlı ve güvenilir bir şekilde aksamadan yürütülmesine, ortak ve ilişkisel veritabanı ile bütünleşik yapının korunması ve geliştirilmesine özen gösterilmekte ve teknolojik imkanlar dahilinde ilçemize “Kesintisiz Akıllı Kent Yönetimi” hizmeti sunulmaktadır.

Belediye sınırları içerisinde yaşayan vatandaşlara ve bu sınırlar içerisindeki varolan mekansal objelere ilişkin güncel durumdaki sözel ve grafiksel tüm verilerin elde edilmesi, işlenmesi ve entegrasyonu ile tüm belediye faaliyetlerinin bilgisayar destekli olarak yürütülmesi ve uyguladığımız tüm projelerde şeffaf belediyecilik anlayışının yaygınlaştırılması bilgi işlem hizmetlerindeki hedefimizdir.

Bütünü oluşturarak, parçalı ve dağınık yapıya son vermek, kendi içinde bütüncül sistem kurmak, bu sistemi çevresiyle bağlamak, bu yolla bilgi yığınına sahip olmak değil, onu kararlar için en hızlı, doğru ve etkili bir biçimde kullanarak Yönetim Bilişim Sistemi (MIS) ile Coğrafi Bilgi Sistemi (GIS), Elektronik Arşiv Sistemi ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) entegrasyonunun sağlanması amaçlanmaktadır.

Öncelikle belediyenin birimleri arasında sonra yerel ölçekteki kurumlar arasında tam bir elektronik iletişimin gerçekleştirilmesi, yeni kararlar için yöneticilere güncel verilere dayalı entegre destek altyapısı kurulması, verilerin bir kerede depolanması ve güncelliğinin sağlanması yoluyla belediyemiz çalışmalarında hizmet verimliliğinin, hızın, kalitenin yükseltilmesi, güvenliğin pekiştirilmesi, verilere yetki ve ilgi tanımı yapılmak kaydı ile internet üzerinden erişim imkanının sağlanması, e-devlet uyum altyapısının temellendirilmesine uygun çağdaş sistemler geliştirilmesi ana politikamızdır. Müdürlüğümüz bu faaliyet dönemi içerisinde performans programı ve iş süreçlerine uymuştur. Belediyenin bilgi işlem hizmetlerini (Uygulama programları, ana sistemler, diğer donanımlar ve bilgisayar altyapısının bakım, onarım ve güncelleme hizmetlerini, sarf malzemeleri, eğitim hizmetleri, kentli iletişim servisi, haberleşme merkezi, internet, interaktif, intranet ve bilgi güvenliğinin sağlanması gibi hizmetleri) yerine getirmiştir.

Belediyemizin kalite politikası çerçevesinde sosyal belediyecilik ilkesiyle, vatandaşın beklenti ve memnuniyetini en üst düzeyde tutmak, vatandaş ile belediye arasında köprü oluşturarak bürokratik engelleri en aza indirmek, vatandaşın işlemlerini en hızlı bir şekilde yürütülmesi için azami derecede gayret gösterilmektedir.

Arz olunur.

 

I- GENEL BİLGİLER

A- YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLARI
B- MÜDÜRLÜĞE İLİŞKİN BİLGİLER
  1- Fiziksel Yapı
  2- Örgüt Yapısı
  3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar
  4- İnsan Kaynakları
  5- Sunulan Hizmetler
  6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi
C- DİĞER HUSUSLAR

II- AMAÇ VE HEDEFLER

A- MÜDÜRLÜĞÜN AMAÇ VE HEDEFLERİ
B- TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER
C- DİĞER HUSUSLAR

III-FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER

A- MALİ BİLGİLER
  1- Bütçe Uygulama Sonuçları
  2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamala
  3- Mali Denetim Sonuçları
  4- Diğer Hususlar
B- PERFORMANS BİLGİLERİ
  1-Faaliyet ve Proje Bilgileri
  2- Performans Sonuçları Tablosu
  3- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi
  4- Diğer Hususlar

IV- MÜDÜRLÜĞÜN KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTESİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ

A- ÜSTÜNLÜKLER (GÜÇLÜ YÖNLER)
B- ZAYIFLIKLAR (ZAYIF YÖNLER)

V- ÖNERİ VE TEDBİRLER

EKLER

I- GENEL BİLGİLER

A- Yetki, Görev ve Sorumluluklar
Bilgi İşlem Müdürü’nün görev ve yetkileri

Bilgi İşlem Müdürü;

• Birimi yönetir, görev dağılımını yapar ve servisler arasındaki koordinasyonu sağlar.
• Birimin yazışmalarını yürütür, görev alanı kapsamında, belediyenin diğer idareler nezdinde ki iş ve işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar.
• Stratejik planın hazırlanması için gerekli olan bilgi ve belgeleri hazırlar.
• Birim performans programını hazırlar.
• Hizmetlerin şeffaf, planlı, belediyenin stratejik amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır.
• İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlar.
• Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlar.
• Harcama yetkilisi olarak, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporlarına ekler.
• Birimiyle ilgili toplantılara katılır, birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlar.
• Görevlerini yerine getirirken birim içi ve diğer birimlerle işbirliği ve uyum içinde çalışılmasını sağlar.
• Yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar.
•  Astlarının performansını periyodik olarak değerlendirir; biriminde moral, motivasyon ve performansı artırıcı çalışmalar yapar.
• Üst yönetim tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.

Bilgi İşlem Müdürü’nün sorumlulukları

Bilgi İşlem Müdürü, birim görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden üst yönetime karşı sorumludur.

Müdür;

• Görev ve yetkileri çerçevesinde idari-mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden sorumludur.
• Stratejik plan ve performans programındaki hedeflerin gerçekleşmesinden sorumludur.
• Birimi ile ilgili işlemleri yerine getirirken; kurumun genel ilkelerine, kurallarına ve mevzuata göre çalışılmasından sorumludur.

Bilgi İşlem Personelinin görev ve yetkileri

Bilgi İşlem Personeli;

• Belediyenin ve/veya yöneticilerin ihtiyacı olan bilgi sistemleri, yazılım ve donanımlarını belirlemek, araştırma yapmak ve fayda-maliyet analizini çıkarmak.
• Belediyece alınan bilgi sistemleri, yazılım ve donanımların kontrolünü ve kurulumunu yapmak veya yaptırmak.
• Yönetim bilgi sistemleri, yazılım ve donanımların kullanım ve geliştirilmesine ilişkin hizmetleri varsa ilgili birimlerle işbirliği içerisinde yerine getirmek.
• Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek.
• Coğrafi bilgi sistemini kurmak/kurdurmak ve yürütülmesini sağlamak.
• Bilgi işlem faaliyetleri için gerekli bölümlerle işbirliği içerisinde çalışmak.
• Standart dosya planına göre günlük evrak kayıt ve dosyalama işlemlerini yaparak, yasal süre içerisinde muhafaza etme işlemlerini gerçekleştirmek.
• Birimin ihtiyacı olan kırtasiye vb. büro malzemelerini temin etmek ve gereksiz kullanımı önlemek.
• Amirlerince Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genel Emirler ve diğer mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevler zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek.
• Müdürlüğün tüm servislerini takip etmek gerekli analizleri yaparak amirine sunmak.
• Belediyenin ihtiyacı olan bilgisayar ağını oluşturmak, etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak.
• E-belediyecilik ve web hizmetlerini yürütmek ve geliştirilmesini sağlamak.
• Belediyede bulunan donanım ve yazılımların etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayacak bakım-onarım hizmetlerini sağlamak.
• Kullanıcı eğitimleri vermek veya verdirmek.
• Otomasyon kullanıcılarını yetkilendirmek.
• Sistem yedeklemesini ve veri güvenliğini sağlamak.

B- Müdürlüğe İlişkin Bilgiler

Bilgi İşlem Müdürlüğü Belediyemiz bünyesinde bulunan 22 müdürlüğe, Mahalle Konaklarına, Bilgi Evlerine bilgisayar yazılım, donanım, internet, network vs. gibi alanlarda hizmet vermektedir.

1- Fiziksel Yapı

Müdürlüğümüz belediyemizin ana binası olan Sadabad Hizmet Binasında servisler olarak hizmet vermektedir.

Müdürlüğümüz birimlerin ihtiyacı olan bilgisayar, yazıcı ve diğer donanımları temin etmektedir. Birimlerden gelecek bilgisayar ve çevre ürünleri ile ilgili ihtiyaçların temini 2016 yılı içerisinde kurum standartları ve tasarruf ilkeleri çerçevesinde gerçekleştirilmiştir.

2- Örgüt Yapısı

Müdürlüğümüz organizasyon yapısı hizmetlerin yapılmasında etkin bir şekilde kullanılmaktadır.

3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar

Bilgi toplumunun yaşandığı ve teknolojinin hızla geliştiği şu günlerde, müdürlüğümüz teknolojik kaynaklardan belediyemizi maksimum düzeyde faydalandırmayı hedeflemiştir. Bilginin hızlı ve sağlıklı bir şekilde elde edilmesi ve elde edilen bilginin güvenli bir şekilde paylaşımın sağlanmasında istifade edilen teknolojik kaynaklar iyi seviyede olmakta beraber, çalışmalar geliştirilerek devam etmektedir. E-devlet uygulamaları kapsamında, belediyemizin teknolojik kaynakları uygulamalara uygun hale getirilmiş ve belediyemizin web sitesinde e-belediye projesi hayata geçirilerek sorunsuz bir şekilde devam etmesi sağlanmıştır. Belediyemiz resmi web sitesi, 2016 yılı içerisinde kesintisiz hizmet vermeye devam etmiştir. Tüm güncellemeler anlık olarak yapılmış ve hizmete sunulmuştur.

4- İnsan Kaynakları

Şu anki öngörülere göre yeni personel ihtiyacı olmayıp, atıl insan kaynağımız yoktur.

5- Sunulan Hizmetler

1- BİLGİ İŞLEM SERVİSİ

• Kent Bilgi Sistemleri bakım, onarım, güncelleme ve eğitim hizmetleri
• GIS uygulama programları hizmetleri ve desteği.
• Kentli İletişim Servisi hizmetleri
• Haberleşme Merkezi hizmetleri
• İnternet web sitesi ve interaktif hizmetler.
• Bilgisayar altyapısı bakım, onarım ve yenileme hizmetleri.
• Bilgi güvenliğinin sağlanması hizmetleri
• Ana Sistemler ve Diğer Donanımların Bakım Onarım ve Yenileme Hizmetleri
• Dijital arşiv hizmetleri.
• Led Ekranlar.
• Dijital Pano Projesi.
• İş Sağlığı ve Güvenliği Yazılımı Hizmeti.
• E-Devlet Uygulamaları Çalışmaları(AKS-KPS-TAPU TAKBİS)
• 6D Sinema Sistemi.
• Medya Arşiv Uygulama yazılımı hizmeti.

6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi

Bilgi İşlem Müdürlüğü olarak personel ataması Başkanlık onayı ile İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü tarafından yapılmaktadır.

Müdürlük olarak belediye geneline hizmet veren uygulama programları ve bilgisayar donanım ürünlerinin bakım, onarım, güncelleme ve yenileme hizmetleri mevcut standart ve uyumun korunması amacıyla, 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu 22. Maddesi’nin (c) bendi gereği doğrudan temin usulü ve 19. Madde açık ihale usulüne göre yapılmaktadır. Diğer tüm müdürlüklerin ihtiyacı olan ve özellik arz eden (server, bilgisayar, monitör, yazıcı ve diğer donanım ve sarf malzemeler) ürünlerin temini 4734 K.İ.K 19.madde açık ihale usulüne göre uzman firmalardan veya Devlet Malzeme Ofisinden yapılmaktadır. Müdürlüğümüz kırtasiye malzemeleri ihtiyacını ise Destek Hizmetleri Müdürlüğünden temin ederek sağlamaktadır.

Diğer yönetim ve iç kontrol faaliyetlerimiz Maliye Bakanlığınca yayınlanan ve 01.01.2006 tarihinde yürürlüğe giren İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar hakkında yönetmelik hükümlerine göre yürütülmektedir.

C- Diğer Hususlar

Bu kısım ile ilgili belirteceğimiz başka bir husus yoktur.

II- AMAÇ ve HEDEFLER

A- Müdürlüğün Amaç ve Hedefleri

1- Amaç; Belediyedeki hizmetlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılabilmesi için bilişim teknolojilerinden maksimum düzeyde faydalanmak ve kullanıcıları maksimum düzeyde faydalandırmak.

Hedefler:

• Tüm birimlerin entegrasyonun sağlanması
• Tüm otomasyon sistemlerin sorunsuz olarak çalışmasının sağlanması
• Kurumsal web sitesinin güncelliğinin sağlanması

2- Amaç; Geçmiş ile geleceğin bağlantısını kurmak için verilerin düzenli saklanması gerektiğinde hızlı erişimi sağlamak.

Hedefler:

• Süreç Bazlı KBS Uygulamayı mobil uygulamalarla destekleyerek hizmetin sahaya taşınması
• Elektronik ortama aktarılan belge ve dokümanların kullanıcı dostu arayüzlerle daha aktif ve daha rahat kullanılabilir hale getirilmesi. (Elektronik arşivin işlevselliğinin arttırılarak devam etmesi ve EBYS entegrasyonunun sağlanması)

3- Amaç; Paydaşların karar ve uygulamalara katılımını sağlayacak sistemlerin geliştirilmesi.

Belediye karar ve uygulamalarında şeffaflık, Başkanlık Makamı, Encümen toplantıları ve ihalelerin webden yayını.

4- Amaç; Belediye - vatandaş ilişkilerinde konunun olabilirliğini, mantığını en iyi şekilde anlatmak, bilgilendirmek ve vatandaşın memnun ayrılmasını sağlamak.

Encümen toplantıları, ihaleler ve nikah törenlerinin webden yayınını yapmak.

B- Temel Politikalar ve Öncelikler

• Katılımcı şeffaf belediyecilik anlayışıyla paydaşların karar ve uygulamalara katılımını sağlamak.
• Teknolojik yenilikleri takip ederek oluşturulan dijital bilgi veritabanını, genel elektronik arşivle destekleyerek vatandaşın beklenti ve memnuniyetini artıracak daha kaliteli hizmet vermektir.

C- Diğer Hususlar

Bu kısım ile ilgili belirteceğimiz başka bir husus yoktur.

III-FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER

A- Mali Bilgiler

1- Bütçe Uygulama Sonuçları

2016 yılı içerisinde müdürlüğümüz bütçe harcamalarında kamu kaynaklarının etkin bir şekilde kullanılmasında gerekli özeni göstermiştir.

2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar

Bu kısım Mali hizmetler Müdürlüğünce açıklanacaktır.

3- Mali Denetim Sonuçları

2016 yılı içerisinde iç mali denetim yapılmamıştır.

4- Diğer Hususlar

Bu kısım ile ilgili belirteceğimiz başka bir husus yoktur.

B- Performans Bilgileri

1- Faaliyet ve Proje Bilgileri

Bilgi İşlem Servisi
Uygulama Programları Bakım, Onarım, Güncelleme ve Eğitim Hizmetleri

1. KBS Uygulama Programları :

Müdürlüğümüzce, değişen dünya standartlarına uyum sağlamak, yapılan işi ve iş gücünü ölçümlemek, işleri bir plan dahilinde yapmak, vatandaş memnuniyetini maksimum düzeye taşımak amacı ile 2012 yılının başlarında süreç bazlı Kent Bilgi Sistemi geliştirilmiş 2015 yılı başlarında tüm istek şikayet ve öneriler sürece bağlanarak sorgulanabilir hale getirilmiştir.

Süreç kontrolüne bağlanan her bir belge, artık işin ne aşamada olduğu, hangi birimleri gezdiği, hangi memur tarafından ne tür işlemlerin yapıldığı aşama aşama belirlenerek kayıt altına alınmaktadır.

Birimlerde yapılan bu işlemler internet ortamında da vatandaşlarımızın hizmetine sunulmuş, ilgili belge sahipleri işlerinin ne aşamada olduğunu öğrenme imkanına kavuşmuşlardır.

İşin başından sonuçlanma tarihine varıncaya kadar sistemde kayıtlı tüm dilekçe, istek, öneri ve şikayet türlerinin süreçleri ile ilgili birim yetkililerince karşılıklı istişareler yapılmış, toplantılar düzenlenmiş, ihtiyaçlar belirlenmiş ve sistematik bir şekilde geçişler devam etmektedir.

Sahada çalışan belediye görevlilerine mobil cihazlar dağıtılmış, Haberleşme Merkezi kanalı ile gelen tüm istek ve şikayetler anında saha personeline iletilerek çok kısa bir sürede çözüme kavuşturulması sağlanmıştır.

Mobil hizmeti belediyemiz Çevre Koruma ve Kontrol, Temizlik İşleri, Fen İşleri ve Zabıta Müdürlükleri aktif olarak kullanmaktadır. Bu sayede iş gücü verimli kullanılmakta ve vatandaş memnuniyeti artırılmaktadır.

İş süreçlerinde işin başından sonuçlanma tarihine kadar sistemde kayıtlı tüm dilekçe, istek, öneri ve şikayet türlerinin süreçleri ile ilgili birim sorumluları ile u.KBS ekibince karşılıklı görüşmeler yapılarak ihtiyaç belirlenmekte olup sistematik bir şekilde Bilişim Sistemleri birimimizce uygulamaları hazırlanarak devreye alınmaktadır.

Tüm bu hizmetlerimiz kurumumuzda var olan Toplam Kalite Yönetim Sistemi ve Standart Dosya Planları çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.

• Müdürlüğümüzce, yürütülmekte olan bilgi işlem hizmetleri yıl içerisinde hızlı ve kesintisiz olarak verilmeye devam edilmiştir.
• Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS) ve Adres Bilgi Sistemi (ABS) mevcut u.KBS uygulamalarına entegre edilerek T.C. Kimlik No ile vatandaş işlemleri minimum seviyeye indirilerek doğru ve kesin bilgilerle işlem yapılması sağlanmıştır.
• u.KBS uygulamalarının bütünleşik yapı içerisinde verimli bir şekilde kullanılması, daha hızlı ve kaliteli hizmet sunulabilmesi için kurum personellerine yıl içinde 452 saat canlı eğitim verilmiştir.
• Birimlerden gelen u.KBS uygulama programları konusundaki 568 adet bildiri yoluyla iletilen talep ve ilave istekler değerlendirmeye alınarak en kısa sürede bilişim sistemleri ekibimizce veya uzaktan erişim desteğiyle bakım sözleşmesi kapsamında çözümlenmiştir. Uygulama programlarının bakım, onarım ve güncellemeleri düzenli olarak takip edilerek yapılmıştır.
• Görsel ve yapısal değişikliğe uğrayan ilçemiz taşınmazlarına ait fotoğraflar servisimizde u.KBS veritabanına eklenerek taşınmazlara ait resimlerin güncel tutulması sağlanmıştır.
• İlçemizde bulunan pafta ada parsel kayıtlarına ilişkin yapısal değişiklikler (tevhid, ifraz) neticesinde ortaya çıkan beyan düzeltme işlemleri ve imar başvuru işlemleri, servisimiz kontrolünde yapıldı. Bu kontrol esnasında herhangi bir aksaklığa meydan vermemek amacıyla, Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile birlikte birebir çalışma içerisinde güncel belediye grafik ve sözel altyapı eşleşmesi sağlandı.
• Bilişim Sistemleri Servisimize iletilen mevcut harita altyapısı bilgilerinin sözel verilerle uyuşmayan kayıtlar düzenlenerek güncel hale getirilip sağlıklı bilgi paylaşımı sağlanmıştır.
• Boş arsa üzerine yapılan binaların grafiksel veri ile bağdaşması için, bulunduğu arsaya bina işlenerek gerçekleştirilen mekansal no eşleme işlemlerine devam edilmiştir.
• Emlak İstimlak Müdürlüğü bünyesinde kullanılmakta olan kurum taşınmazları ekranı, ilgili birim yetkilileri ile birlikte yeniden tasarlanmış, bu güne kadar excel ortamında tutulan kurum taşınmazları verileri Bilişim Sistemleri Servisi personelleri tarafından sisteme girilmiş ve ilgili birime teslim edilmiştir. Bu sayede dağınık halde bulunan verilerin u.KBS üzerinden otomatik muhasebeleşmeye varana kadar kayıt altına alınması sağlanmıştır.
• 2015 yılı içerisinde Emlak İstimlak Müdürlüğü tarafından takip edilen taşınmaz kira işlemleri genel tahakkuktan değil, yeniden tasarlanan u.KBS Kira modülünden takip edilmesi sağlanmıştır.
• Sosyal İşler Müdürlüğümüz bünyesinde bulunan evlilik terapi işlemleri uygulaması için mevcutta var olan Hasta Takip Programı ilgili birim personelinin talepleri doğrultusunda üzerinde değişiklikler yapılmış ve eğitimi verilerek devreye alınma aşamasına getirilmiştir.
• Yine Sosyal İşler Müdürlüğümüzün bünyesinde bulunan Sosyal Yardım Modülü baştan aşağı yenilenmiş, kullanıcılara gerekli eğitimleri verilmiş ve aktif bir şekilde kullanıma açılmıştır. Bu modüle ait ilgili müdürlük personellerinde mobil ekranlar tasarlanmış sahada görev yapabilir bir yapıda devreye alınmıştır. Ayrıca, Eğitim Yardımı modülü üzerinde gerekli düzenlemeler yapılarak bu dönem içerisinde devreye alınmıştır
• Aşevinde kullanılmak üzere birimden gelen talepler değerlendirilmiş, gerekli analizler neticesinde yeni bir modül yazdırılmış, ilgili personellere eğitimleri verilerek devreye alınmıştır.
• Strateji Geliştirme Müdürlüğünde kullanılmakta olan İmar Para Cezaları (İPC) modülü yeni yapının altına alınmış, gerekli ekranlar tasarlanmış ve ilgili personellere eğitimleri verilerek devreye alınmıştır.
• Belediye genelinde bulunan firma personellerinin verilerinin girilebileceği ve izin takiplerinin yapılabileceği yeni bir modül hazırlanmış, firma personeli çalıştıran müdürlük personellerine gerekli eğitimleri verilerek tüm firma personellerinin veri girişleri tamamlattırılmıştır. Bu modüle ait çok sayıda istatistiki raporlar hazırlanmış ve başkanlık makamına ve ilgili birim yetkililerine sunulmuştur.
• 2016 yılı içerisinde Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü hizmetinde kullanılmak üzere Katı Atık Toplama Mobil Uygulaması hazırlanmış ve kullanıma açılmıştır.

2. GIS Uygulamaları:

Bilgi İşlem Müdürlüğü, belediyede kullanılan coğrafi bilgi sistemi verilerinin yedeklenmesi, hızlı bir şekilde erişilmesi için gerekli önlemleri almış olup CBS verilerinin son kullanıcılara kesintisiz bir şekilde ulaştırılması için çalışmalarını aralıksız sürdürmektedir.

Kağıthane Belediyesi sınırları içindeki kadastral durumun canlı tutulması, ifraz-tevhid ve yola terk gibi işlemler mevcut uygulamalarla desteklenmektedir.

Son plan tadilatlarının sisteme işlenmesi için gerekli altyapı müdürlüğümüzce oluşturulmuş olup vatandaşın her zaman güncel imar durumunu görebilmesi sağlanmıştır.

İnternet üzerinden sunduğu, bakımını yaptığı, güncel kent rehberi verisiyle hava fotoğrafları üzerinden vatandaşa mahalle-sokak-kapı no üzerinden bina fotoğraflı bilgi verilmektedir. Yine internet üzerinden sunduğu imar durumu ile en güncel kadastral ve plan verisini otomatik bir şekilde vatandaşa vermektedir. Bu bilgiler, ilgili parselin kat adedi, kullanım türü, nizamı, varsa parsel çevresindeki özel durumları gibi bilgilerdir.

Yatırım projesi ile bilgi duvarlarından vatandaşa hangi mahalle hangi sokakta hangi tür fiziksel çalışmanın olduğu sunulmaktadır.

Bilgi İşlem Müdürlüğü mobil imar durumu projesi ile akıllı cep telefonları üzerinden imar durumu verilmesi projesini de hayata geçirmiştir.

Bilgi İşlem Müdürlüğü personeli, harita bilgisinin kullanıldığı tüm müdürlüklere harita programları üzerinden eğitim ve destek vermektedir.

 

3. Kentli İletişim Servisi Hizmetleri:

Kentli İletişim Servisimiz, belediyemize gelen vatandaşların yapacakları iş ve işlemler ile ilgili yapılacak ilk müracaat servisi haline gelmiştir.

Mükelleflerin Yapılacak işlemlerle ilgili tüm ön hazırlıklar bu serviste tamamlanarak ilgili birimlere yönlendirilmektedirler.

Bu serviste yapmakta olduğumuz başlıca hizmetler;

• Tüm hizmeti tek noktada toplamak.
• Vatandaşı güler yüzle karşılamak.
• Vatandaşı birim birim dolaştırmak yerine ilgili birime yönlendirmek.
• Vatandaşın isteği doğrultusunda dokunmatik ekranlar ile tahsilatını yaptırmak.
• Vatandaşı belediyedeki tüm işlemler için hazırlayan ve doğru servise yönlendirmek.
• Dilek ve şikayetleri dijital olarak kayıt altına alarak kabul etmek.

Konum itibarıyla vatandaş ile belediye arasına yerleşen, teknolojiyi çok iyi kullanan Kentli İletişim Servisi personeli aynı zamanda belediyenin vatandaşa bakan yüzünü de değiştirerek yeni bir vizyon kazandırmaktadır. 2016 yılı içerisinde Kentli Servisimize bağlı olarak danışmada çalışmaya başlamış olan 2 personel ile hem vatandaşlarımıza daha kaliteli hizmet verilmekte, hem de birimlere doğru yönlendirilmektedir. Kentli İletişim Servisinde vatandaş memnuniyetini maksimum düzeye taşımayı amaç edinmiş 1 ekip şefi ve 9 vatandaş temsilcisi ve 2 danışma görevlisi olmak üzere toplam 12 personel hizmet vermektedir.

2016 Yılı içerisinde toplam 60.076 vatandaş karşılanmış, bu vatandaşlarımıza taşınmaz eşleme, kredi kartı ile dokunmatik ekranlardan ödeme yaptırılması, ölçekli imar durumu ve uygulamaları, dilekçe kabulleri ve yönlendirilmeleri hizmetler sunulmuştur. Ayrıca belediyemiz genel konularında danışmanlık hizmetlerim verilmiştir.

4-Haberleşme Merkezi Hizmetleri:

Bu servisimiz sayesinde vatandaşlarla yapılan tüm görüşmelerin, hizmet kalite standartları ve iletişim güvenliği nedeniyle kayıt altına alınmakta, her işlem mutlaka sonuçlandırılmakta, süreçler ve sonuçlar hakkında ilgili vatandaş bilgilendirilmektedir.

• Vatandaşlarımızdan gelen istek, öneri, talep ve etkinlikler ile ilgili aramalar bu merkezimiz tarafından karşılanmaktadır. 
• Organizasyon ve diğer tüm veriler ayrı ayrı raporlanarak belirli dönemlerde üst yöneticilere sunulmaktadır.
• Belediye Hizmetleri Haberleşme Merkezi ile birlikte 444 23 00 numaralı kurumsal hatla vatandaşın tüm işlemlerinin takip edildiği bir yapıya kavuşturulmuştur.
• Belediyemiz haberleşme faaliyetlerinin daha iyi koşullarda sunulması için ip santral yapısı devreye alınmıştır.

Bu servisimizde görev yapan insan ilişkileri konusunda eğitilmiş, iletişimi profesyonel olarak yönetebilen uzman 1 ekip şefi olmak üzere toplam 9 personel sayesinde;

• Kurumsal anlamda gerçekleştirilen iletişimler kontrol altına alınmakta,
• Vatandaş memnuniyetini maksimum düzeye taşımaya gayret gösterilmekte,
• İstek, öneri ve şikayetler doğru yönlendirilerek çözüm süreci kısaltılmakta,
• Kurum kimliğinin doğru yansıtılması sağlanmaktadır.

YILLIK ÇAĞRI İCMAL RAPORU
GELEN ÇAĞRI SAYISI	96.500 Adet
CEVAPLANAN ÇAĞRI SAYISI	96.500 Adet
ORTALAMA KONUŞMA SÜRESİ	1,5 – 2 Dk.
MÜDÜRLÜKLERE İLETİLEN BELGE SAYISI (İSTEK - ÖNERİ - ŞİKAYET)	65.088 Adet
KURUM ETKİNLİKLERİ ARAMA SAYISI	20.050 Adet
GÜNLÜK ORTALAMA ÇAĞRI SAYISI	370 Adet
MÜDÜRLÜKLERE GÖNDERİLEN ORTALAMA GÜNLÜK BELGE SAYISI	280 Adet
MÜDÜRLÜKLERDEN GELEN ORTALAMA GÜNLÜK BELGE CEVABI	280 Adet
SOSYAL MEDYADAN GELEN (İSTEK ÖNERİ ŞİKAYET)	7.925 Adet
BİRİMLERE GÖNDERİLMEDEN ÇAĞRI MERKEZİNDE ÇÖZÜMLENEN ÇAĞRI	31.412 Adet

5-İnternet ve İnteraktif Hizmetler:

• www.kagithane.istanbul kurumsal web adresinden yayınlanan belediyemiz web sitesi,  mevzuat ve kanunların verdiği yetkiler dahilinde e-belediyecilik hizmetlerini sunarak, kurum ve vatandaşlarımızın hızlı ve etkin bir şekilde hizmet alabilmesi için sürekli aktif durumda tutulmuştur.
• Belediyemize ait web sitemiz içerik ve görsel açıdan sürekli yenilerek, daha fazla içerik ve interaktif uygulamalarla birlikte vatandaşlarımıza hizmet vermeye devam ediyor. Belediyemizle alakalı haberler, faaliyetler ve ihalelerin girilmesine imkan tanınarak güncel halde tutulması sağlandı. Güncelleme ve yenileme çalışmaları planlı bir şekilde devam etmektedir.
• İnternet yoluyla yapılacak teknolojik saldırıların, mail yoluyla gelen spam - virüslerin maksimum seviyede önlenmesi, ana sistemler ve bilgilerin güvenliğinin etkin bir şekilde sağlanması amacıyla güvenlik yazılımları yenilendi.
• HIZLI ÖDEME projesiyle vatandaşın sadece sicil numarasını girip, borçlarını görmesi ve kredi kartıyla ödeme yapabilme hizmeti sunulmuş ve etkin bir şekilde devam etmektedir. İhaleler ve gerekli bilgiler sitemizde yayınlanarak isteklilerin ihalelerden haberdar olmaları sağlanmıştır.
• Evlendirme işlemleri menüsüyle vatandaşlarımızın, nikah işlemleri, nikah tarifeleri ve en önemlisi belediyeye gelmeden önce randevu takip sistemiyle hangi günlerin, hangi saatlerinin boş olduğu hakkında bilgi edinmesi sağlandı.
• Web sitemizde Kamu Paylaşımı sistemi projesi çerçevesinde Kağıthane Kaymakamlığı ve tapu dairesine kullanıcı şifresi verilerek mükelleflere ait bilgi sorgulama imkanı etkin bir şekilde devam etmektedir.
• Kurum içi network ve internet ağı yenilenerek sürekli aktif halde tutulmuştur.
• Ana hizmet binamız dışında bulunan Zabıta Müdürlüğü Binası, Yol Bakım Şefliği, Temizlik İşleri Müdürlüğü, Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüğü Spor İşleri Müdürlüğü ve Kültür Merkezi ile online bilgi alışverişinin sorunsuz bir şekilde sağlanması için gerekli önlemler alınarak sorunlara anında müdahale edildi.  Ayrıca kurum bünyesine alınan ve açılışları yapılan sosyal tesislerin kendi içinde fiber optik network ağı oluşturularak çalışır halde tutulması sağlandı.

Kurum hizmetlerimizden olan eğitim yardımı, spor işleri havuz kayıt sistemi gibi web formlar sitemize entegre edilerek vatandaşın belediyeye gelmeden işlemlerini online olarak web sitemiz üzerinden yapılmasına imkan sağlanmıştır.

• Kültürel geziler için web sayfamızdan form doldurtularak 2.686 kişinin bireysel kayıtları alınmıştır
• Spor İşleri Müdürlüğü bünyesinde gerçekleştirilen havuz kayıtları için webden 1.115 kişinin kaydı alınmıştır.
• Eğitim yardımı için web den 1.333 kayıt alınmıştır.

www.kagithane.istanbul Belediyemizin web sitesine yeni online hizmetler eklenmiş, yapılan çalışmalar neticesinde ziyaretçi sayımız 2015 yılına kıyasla % 8 oranında artmıştır. Web sitemizden 2016 yılı içerisinde aylık sayfa gösterim istatistiğimiz aşağıdaki gibidir.

AYLAR	KULLANICI OTURUM	TEKİL KULLANICI SAYISI	SAYFA GÖRÜNTÜLEME SAYISI	ORTALAMA OTURUM SÜRESİ
OCAK 2016	43.300	31.761	111.150	00:02:07
ŞUBAT 2016	57.835	40.034	222.894	00:03:17
MART 2016	64.932	44.465	187.696	00:03:18
NİSAN 2016	46.409	34.183	119.421	00:02:08
MAYIS 2016	61.101	46.578	164.586	00:02:28
HAZİRAN 2016	33.587	24.475	88.820	00:02:10
TEMMUZ 2016	27.085	20.633	64.059	00:01:59
AĞUSTOS 2016	35.917	26.476	91.500	00:02:09
EYLÜL 2016	44.383	30.211	125.906	00:03:00
EKİM 2016	41.510	30.647	108.897	00:02:24
KASIM 2016	49.379	36.393	127.268	00:02:18
ARALIK 2016	44.848	31.636	117.924	00:02:31
TOPLAM	550.286	397.492	1.530.121	00:02:29

MOBİL KULLANICI İSTATİSTİKLERİ
2016	OTORUM AÇMA SAYISI	YENİ KULLANICI SAYISI
MOBİL	229.773	143.775
TABLET	12.995	8.451

Mikro Sitelerimiz

2016 yılı içerisinde web sitemiz altında barındırılan mikro sitelerimiz hizmetlerine devam etmiştir. Bu sitelerimize ilaveten sahipsiz hayvanların sahiplendirilmeleri için formlar düzenlenmiş ve siteye entegre edilmiştir. Bunun dışında, Kağıthane Kent Konseyi ile ilgili web sitesi tasarlanmış ve kullanıma açılabilecek düzeye getirilmiştir.

kentkonseyi.kagithane.bel.tr 2016 yılı içerisinde tasarımı tamamlanarak devreye alınan web sitesinin takibi müdürlüğümüzce yapılarak Kadın Meclisi, Engelli Meclisi, Gençlik Meclisi, Çocuk Meclisi ve Hayvanseverler Meclisi olarak alt menü formatında tasarlanmıştır. İçerikler ilgili birim tarafından girilecek yapıda düzenlenmiş ve eğitimleri verilmiştir.

E-Belediye Hizmetleri:

E-Belediye hizmetlerimiz, kaliteli hizmet sunmak, vatandaşın beklenti ve memnuniyetini artırmak amacıyla hayata geçirmiş olduğumuz e-belediye projesinin sorunsuz bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemler alınarak 7 gün 24 saat aktif halde tutulmuştur. 2016 yılı içerisinde e-belediye kullanıcı başvuruları titizlikle değerlendirilip ilgili muhatap numaraları ile eşleştirilerek vatandaşlarımızın internet ortamında işlemlerini gerçekleştirmesi sağlanmıştır.

2016 yılı içerisinde e-Belediye kullanıcı olmak için başvuran vatandaş sayısı 1.363 kişiye ulaşmış, bunlardan 1.114 kişisi gerekli kriterleri taşıdığından onaylanarak e-belediye kullanıcısı yapılmıştır. Bu gün itibari ile genel e-belediye kullanıcı sayımız 12.579 dur.

6-Bilgisayar Altyapısını Bakım Onarım ve Yenileme Hizmetleri:

Bilgisayar alt yapısı hizmetlerimiz birçok kuruma örnek teşkil edecek şekilde dizayn edilmiştir. 2016 yılı içerisinde Kentli İletişim Servisi, Genel evrak Servisi Katı, İmar ve Şehircilik Müdürlüğü Dijital Arşiv Tarama Koridoru, Veterinerlik Servisi Binası, Yol Bakım Onarım Binası, Çağlayan Bilim Merkezi ve Döner kule içi, Kağıt Atölyesi binaları Cat-6 kablolamaya geçilmiştir. Bu sayede erişim hızlarımız GigaBit hızına ulaşmıştır.

Ayrıca, sene içerisinde dış hizmet binalarımız ile ana binamız arasında hizmet vermekte olan F/O hatlarımız, diğer kamu kurumlarının kazı çalışmaları neticesinde zaman zaman kopmalar yaşanmış, müdürlüğümüzce sorunlara anında müdahale edilerek neredeyse aynı gün arızalar giderilmiştir.

Altyapı Çalışmaları olarak, yıl içerisinde kurum içinde gerçekleşen taşınmalar ve yer değişiklikleri nedeniyle, ilave altyapı tesisatları çekildi.  Diğer birimlerde meydana gelen altyapı arızaları ve ilave altyapı ihtiyaçları giderildi. 19 adet UPS in genel bakımı yapıldı, problemleri giderildi çalışır halde tutulmaları sağlandı.

7-Bilgi Güvenliği Hizmetleri:

Her yıl olduğu gibi 2016 yılı içerisinde de firewall kuralları yeniden ele alındı. Tüm yapılandırmalar ve izinler test edildi ve herhangi bir aksaklığa meydan vermeyecek şekilde yeniden planlanarak uygulamaya geçildi. Kurum geneline hizmet vermekte olan sunucuların sürekli imajları alınarak aktif tutulması sağlandı.

Yılın ilk gününden itibaren veri güvenliğini tam olarak sağlamak amacıyla günlük, 15 günlük ve aylık olarak harici yedekleme ünitesine ayrıca 2 si sistem odası ve 1 tanesi Kültür merkezinde olmak üzere 3 adet harici diskte olmak üzere dışarıya çıkartılarak farklı şekillerde yedekleme yapıldı.

8-Ana Sistemler ve Diğer Donanımların Bakım Onarım ve Yenileme Hizmetleri:

Kurumumuzun tüm donanım altyapı hizmetleri müdürlüğümüzce yürütülmekte olup, 2016 yılı içerisinde kesintisiz ve eksiksiz hizmet verebilmesi için tarafımızca tüm tedbirler alınmış ve yıl sonuna kadar sorunsuz bir şekilde çalışması sağlanmıştır. Ana sistemler ve aktif switchler 7X24 esasına göre hizmet vermeye devam etmektedir.

• 2016 yılı içerisinde Bilgi İşlem altyapısının omurgasını oluşturan Sanal Server olarak kullandığımız 3 adet ESX cihazlar, kapasite olarak limitlerde çalıştığından günün teknolojisine uygun CISCO markalı 3 adet server ile değiştirilmiş, performans yüzdesi daha iyi duruma getirilmiştir. Bu ESX sunucular üzerinde 44 adet sanal sunucu hizmet vermekte olup, hiç aksatılmadan günlük olarak yedekleri alınmış, bu yedekler farklı bir lokasyonda muhafaza edilmiştir.
• Anlık verilerin yazıldığı disk ünitesi IBM Storwize V7000 üst düzey ürün 18TB lık kapasiteye sahiptir. Kurumumuz şu an itibarı ile veri bütünlüğü 13 TB ye ulaşmış durumdadır.
• Diğer fiziki sunucular ise kurumumuza ait Veri Tabanı Sunucusu, TSM (Tivoli Storage Manager) Mail Sunucu, Sosyal Tesisler, Firewall (Güvenlik Duvarı), Televantage Server (Haberleşme Merkezi sunucusu) Kamera Server ve TSM Yedekleme Ünitesi olarak hizmet vermeye devam etmektedir.

Hizmet birimlerimizin kurumsal hizmetlerini aksatmadan yürütebilmesi için ihtiyaç duydukları bilgisayar ve yazıcılar müdürlüğümüzce sürekli olarak takip edilmiş, birimlerden gelen talepler doğrultusunda eksiklikler temin edilmiş ve sorunsuz bir şekilde hizmet vermeleri sağlanmıştır.

Ocak 2016 dan bu güne kadar birimlerde kullanılmakta olan bilgisayar ve yazıcılar yaklaşık %15 oranında yenilenmiştir. Yenileme çalışmalarımız ihtiyaç sırasına göre halen devam etmektedir.

9-Dijital Arşiv Çalışmaları

Elektronik arşiv uygulaması;
Akıllı kentler oluşturabilmenin önemli bir parçası olarak, kurumların bilgi ve belgeyi verimli ve etkin yönetmesi, kurumsal hafızayı canlı tutması gerekmektedir. Kurumumuza güçlü bir platform üzerine konumlandırılan OpenText yazılımı üzerine geliştirdiğimiz kurumsal içerik ve arşiv yönetimi, kurumsal hafızamızın gelecek nesillere de iletilmesini sağlayacaktır. Amacımız, mevzuata uygun biçimde, tüm kurumun içeriklerinin dijital ve fiziki olarak arşivlenmesi, elektronik ortamdaki tüm yazışmaların (gelen, giden ve iç yazışmalar) yasalara ve mevzuata uygun, entegre şekilde onay mekanizmasının sağlanması ve kurumsal hafıza ile tam entegre olması şeklindedir.

Kurum personeli günden güne artan dijital dönüşümün bir getirisi olarak internet, sosyal medya ve mobil uygulamaları kullanmaktalar. Hayata geçirdiğimiz çözüm sayesinde tüm bu ortamları kullanarak ilgili içeriklere (resmi belge, arşivlenen evraklar ve elektronik dosyalara) yetkileri dahilinde erişim sağlayabilmektedirler.

aslında görünmeyen kısmı olan yaklaşık %98 oranında içerik; kurumlardaki raflarda, dolaplarda, birim arşivlerinde, personel bilgisayarlarında güvenliği tam sağlanmadan saklanmaktadır. Hedefimiz bu oranın etkin yönetimini sağlayarak kurum içeriğini kontrol altına almak, güvenliğini yasa ve mevzuatların belirlediği standartlarda (TSE-13298 ve Dünya çapında ki Standart Moreq) yönetmek ve bilginin dışarıya kontrolsüz çıkmasını engellemektir.

Belediyemizde hayata geçirilen çözümün bünyesindeki güçlü arama motoru ile kurumda arşivlenen ve yönetilen tüm evraklara, saniye bazında zengin içerik arama özelliği sayesinde erişim sağlanması mümkün hale gelmiştir. Ayrıca, sunulan kurumsal İçerik ve Arşiv yönetim çözümü, belediyemizde kullanılmakta olan diğer iş uygulamalarıyla (KBS, GIS, CBS) entegre olmuş ve bilginin tek çatı altında ortak havuzda yönetilmesini sağlamıştır.

Müdürlüğümüzce planlanarak hayata geçirilen e-arşiv uygulamasının verimli kullanılması ile vatandaşa etkin ve hızlı hizmet sunulmaktadır.

2016 yılı içerisinde İmar ve Şehircilik Müdürlüğü arşivleri analizleri yapılmış, ilgili müdürlük yetkilileri ile karşılıklı istişarelerle birim içerisinde dijital arşivin en verimli kullanılabilecek modeli belirlenmiş, iş planı çıkartılmış, ilgili müdürlüğün onayı alınarak işe başlanmıştır. Fiziki arşivde bulunan tüm A4, A3 ve Mimari projelerin belge bazında taramaları yapılmış, dolap ve raf barkodlaması ile birlikte İmar ve Şehircilik Müdürlüğü’ne iş teslimi yapılmıştır. Desteğimiz aralıksız devam etmektedir.

İlerleyen süreçte arşive fiziki olarak tarama işlemine tabi tutulmamış herhangi bir belge veya projenin kontrollü bir şekilde takip edilebilmesi için fiziki olarak arşivde bir düzenleme yapılmış, arşiv kompakt raflarının bulunduğu bölüme tek bir yerden kontrollü giriş giriş sağlanacak şekilde bir tadilat yapılmış, altyapısı uygun hale getirilmiş, A0, A3 ve A4 tarayıcılar gibi gerekli cihazlar temin edilmiş ve Belge İşlem Merkezi kurulup ilgili müdürlüğe teslim edilmiştir.

Ayrıca çok yoğun bir şekilde hizmet verilmekte olan eksperlere dijital ortamda hizmet verilmeye başlanmış, bu sayede sürekli fiziki temasa maruz kalan belgelerin korunması sağlanmıştır. Bu hizmetimiz sayesinde eksperler daha hızlı ve haftanın her günü hizmet alabilir hale gelmiştir.

EKSPER EKRANLARI

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS)

Kurumumuzda 2016 yılı içerisinde ihalesi yapılarak alt yapı çalışmaları başlatılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi, çözümü, belediyede kullanılan diğer iş uygulamalarıyla (KBS, GIS, CBS) entegre olmakta ve bilginin tek çatı altında ortak havuzda yönetilmesini sağlamaktadır. Sunulan elektronik belge yönetim çözümü, kurumsal içerik ve arşiv yönetim çözümünün üzerine inşa edilmekte, tüm yazışmaların yönetilmesi ve onayı için, TSE-13298 standartlarında açıkça belirtilen Elektronik imza, Mobil imza, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta), DETSİS (Devlet teşkilatı merkezi kayıt sistemi) ve Standart Dosya Planı’yla tam entegre olmakta, E-Devlet altyapısı ile uyumlu olarak sorunsuz ve uçtan uca entegre bir platform ve çözüm sunmaktadır.

Bu çözüm, Devletin E-Devlet stratejisi ve yol haritasında temel altyapısını oluşturacak olan yukarıdaki bileşenlerle, ülke genelinde örnek teşkil etmektedir. Bu anlamda, gereken tüm özellikleri bünyesinde barındıran tek çözüm mimarisidir.

Sunulan çözüm insan odaklı olduğundan, kurum çalışanlarının bu sisteme sahip çıkması, sistemin verimliliğinin ve yatırım değerinin ortaya çıkması bakımından önem arz etmektedir.

Tüm bu sistemin yüksek verimlilikle kullanılması, en nihayetinde vatandaşa üst seviyede etkin bir hizmet olarak yansıyacaktır.

2016 yılı içerisinde, Marmara Üniversitesi Araştırma Görevlisi uzman bir öğretim üyesi tarafından tüm kurum yetkililerine ve kurum çalışanlarına toplu eğitimler düzenlenmiş, akabinde masa başı eğitimlerle pekiştirilmiş ve 2017 yılı ilk gününde devreye alınacak şekilde tüm altyapı çalışmaları tamamlanmıştır.

10-LED EKRAN 12 metrekarelik çift yönlü led ekran ilçemiz sınırları içerisinde Emniyetevleri Mahallesi Bosna Hersek Parkı önüne konumlandırılmıştır. Belediyemiz faaliyetlerinin tanıtımı, yararlı bilgiler (hava durumu, trafik durumu vb.) ile görev alanına giren konularda yapılan iş ve işlemlerin halkımıza duyurulmasında önemli bir platform olmuştur.

11- DİJİTAL PANO

Belediyemize ait ilan, duyuru, etkinlik ve diğer görsel sunumlarımızın elektronik ortamda yapılabilmesi için Belediye ana hizmet binamız, Sadabad Kültür Merkezimiz ve Gültepe Kültür merkezimize tek noktadan yönetilebilir dijital panolar konumlandırılmış ve hizmete açılmıştır.

12-İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ YAZILIMI (WEB)

Sağlık İşleri Müdürlüğümüzün bünyesinde kullanılacak olan İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ yazılımı için ilgili müdürlüğün talebi üzerine müdürlüğümüzce gerekli çalışmalar başlatılmış, yapılan bu çalışmalar neticesinde seçenekler ilgili müdürlük yetkililerine sunulmuş ve kendilerinin tercih ettikleri ve altyapısı bakımından kurumumuza uygun bir yazılımla çalışmalara start verilmiş, gerekli kurulumlar yapılmış, ön bilgiler alınmış ve adım adım ilerlenerek beta aşamaya gelinmiştir. 2017 yılı başlarında ilgili müdürlüğün kullanımına açılacaktır.

13-E-Devlet Uygulamaları Çalışmaları (TAKBİS)

Bu uygulama web servisleri ile online olarak yapılmaktadır. Kurumlar arası yazışma bürokrasinin ve gereksiz zaman kaybının önüne geçilmiştir.

TAKBİS Projesinin yaygınlaştırılması kapsamında Belediyelere yönelik hazırlanan web servisleri belediye KBS uygulamamıza entegre edilmiştir.

• Tapu Sicil Araması (TC. Kimlik No, Ada Parsel ve Vergi Numarasından)
• Mükellefin ilçe sınırları içindeki taşınmazların detay bilgilerine, ilçe dışındaki tüm taşınmazlarının adet bilgilerine erişim sağlanmıştır.
• Emeklilik ve diğer muafiyet kontrolü yapılabilmektedir.
• İlçe Tapu Müdürlüğü ile yapılan yazışmalar artık belediyemiz Kent Bilgi Sistemimizden alınmaktadır.
• Bu hizmet, yaklaşık 15-20 gün süre alan yazışma trafiğinden ve gereksiz zaman ve kırtasiye kaybından tasarruf sağlamıştır.
• Bu sayede, vatandaşlarımıza daha süratli hizmet sunulmaktadır.

Kolay bir kullanımı olan ekranlar tek tuş ile açılmakta ve TAKBİS veritabanı üzerinde çok hızlı sorgulamalar yapabilmektedir. Belediyeler için büyük bir sorun olan muafiyet ve emeklilik kontrolleri artık tek tuş ile yapılabilmekte ve yanlış/hatalı uygulamalar engellenmektedir.

14-6D Sinema Sistemi

Sultan Selim Kültür Merkezimizde kullanılmak üzere 6D sinema sistemi ve 15 adet film alımı yapılmış, kurulumları müdürlüğümüzce takip edilmiş ve Kültür ve sosyal İşler Müdürlüğüne teslim edilmiştir.

15-Medya Arşiv Yazılım Uygulaması

Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü bünyesinde kullanılacak olan medya arşiv yazılım ve donanım talebi müdürlüğümüzce değerlendirilmiş, gerekli analiz çalışmaları yapılmış, ilgili müdürlüğün görüşleri alınarak gerekli temin ve kurulum işleri gerçekleştirilmiştir. Müdürlük personellerine gerekli tüm eğitimler verilerek devreye alınmıştır.

2017 Yılı Programımız

• Rutin yapılması gereken işlerin devamlılığı.
• Birimlerin bilgi işlem ihtiyaçlarının (Bilgisayar, yazıcı, yazıcı sarf malzemeleri, lisans vb donanım ve yazılım) giderilmesi.
• Sürekliliği olan tüm hizmetlerin sözleşmelerinin yenilenmesi.
• Elektronik Arşiv Uygulamalarına Devam edilmesi
• Tüm kurum olarak Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçilmesi.
• Elektronik Belge Yönetim Sisteminin E-İmza, KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ve DETSİS (Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi) entegrasyonu.
• Mobil EBYS Kullanımı altyapısı oluşturulması ve mobil imzanın yaygınlaştırılması.
• İhtiyaç duyulan müdürlüklerde belge bazında e-Arşivin yeniden oluşturulması.
• TS-13298 ve Standart Dosya Planı altyapısının kurulması ve yıl sonuna kadar kurum genelinin belirli bir noktaya getirilmesi.
• TSE Kurumsal Yeterlilik Sertifikası (EBYS – Arşiv O/T )
• Encümen, Meclis ve Meclis Komisyonu kararlarının güvenli elektronik imza ile imzalanması.
• Belediye Kent Bilgi sisteminin aynı veri tabanını kullanılarak web tabanlı hale getirilmesi ve bu sayede birçok dağınık yapıdan kurtularak aynı ekranların web e açılması ile hizmetin tam anlamı ile sahaya taşınması. Planlanan bu uygulamanın responsive olması ile tüm mobil cihazlardan erişilebilen bir yapıda gerçekleştirilmesi.
• ISO-27001 Bilgi Güvenliği kapsamında KamuNet (Kamu Sanal Ağı) için altyapı çalışmalarının başlatılması.
• Kurumsal web sitemizin mobil versiyonunun hazırlanması.
• İntranet (kurum içi iletişim) kurulması.
• Yazılımların penetrasyon testleri ve siber güvenlik eğitimi ve uygulamaları.
• Uzak binalarda fiber hat ihtiyacı olan birimlerimizin altyapısının tamamlanması.
• F/O hat çekilen yerlere yakın bulunan parklara Fiber bağlantı götürülmesi.
• Yetersiz kalan bina içi omurga F/O hatların yenilenmesi.
• Backbone (ana switch) ve uç switchlerin yenilenmesi.
• ISO 27001 Bilgi Güvenliği Sertifikası alımı.

2017 Yılı Projelerimiz
Altyapı Uygulamaları;

• İhtiyaç duyular uzak birimlerimize ve ana hizmet binası kabin odalarına F/O hat çekilmesi.
• Yapısal kablolamaya geçerek Cat-6 network hattı çekilmesi.

Mobil Uygulamalar;

• Tüm mobil uygulamalarımızın tek platformda toplanması.
• Hizmetlerin sahaya taşınması

İçerik Yönetimi

• Web Projeleri
• Kurumsal web sitemizin mobil versiyonunun hazırlanması.
• Dijital Kütüphanenin yaygınlaştırılması
• Belediye İntranet Sayfasının güncellenmesi
• Sosyal Medya Ölçümleme (medya analiz)
• Dijital pano uygulamaları
• Arşiv İçerik Yönetim Sistemi
• İntranet (kurum için iletişim) kurulması.
• Kurum portal yapısının oluşturulması.
• Muhtarlık uygulaması.

Mikro Siteler

• Kentsel Dönüşüm Bilgi Sayfası
• Afet Yönetim Bilgi sayfası

E-Arşiv ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

• E-İmza,
• E-Arşiv
• EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)
• KEP (Kayıtlı Elektronik Posta)
• E-Yazışma
• Web Tabanlı dinamik İş Akışları ve Süreçleri
• TS-13298 ve Standart dosya Planı altyapısının kurulması

Diğer Hizmetler

• Belediye veritabanı olan oracle’nin afet senaryosuna karşı koruma altına almak amacıyla oracle-dataguard (Veritabanı online yedekleme sistemi. aktif - aktif) afet sistemi kurulması planlanmaktadır.
• Birimlerimizin ihtiyacı olan bilgisayar sarf malzemelerin temini ve takibi
• Birimlerin donanım ihtiyaçlarının temin ve takibi.
• GIS uygulamalarına entegre ölçekli ve ölçüm yapılabilen 360° sanal tur uygulaması.

2- Performans Sonuçları Tablosu

Ek olarak düzenlenmiştir.

3- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi

Müdürlüğümüz iş sonuçlarına ve göstergelerine ilişkin bilgi ve belgeler;

• Bilgisayar ortamında bulunan bilgilerin raporları alınarak
• Matbu olarak bulunan bilgiler sayısal olarak bilgisayar ortamına aktarılarak
• Tüm veriler grafiklerle desteklenip, derlenip rapor haline dönüştürüldükten sonra üst yönetime iletilmektedir.

4- Diğer Hususlar

Bu kısım ile ilgili belirteceğimiz başka bir husus yoktur.>

IV- MÜDÜRLÜĞÜN KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTESİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ

A- Üstünlükler (Güçlü Yönler)

• Teknolojinin etkin bir şekilde takip edilmesi, çözüm odaklı yaklaşım ile koordineli çalışma prensibi
• Kent Bilgi Sisteminin tüm müdürlüklerde ortak veritabanı üzerinden entegre modüller aracılığıyla aktif bir şekilde kullanılması.
• İSO 9001-2008 Toplam Kalite Yönetimi prensiplerinin benimsenmiş olması,
• Başarılı bir network ağının kurulmuş olması ve kuvvetli internet erişiminin bulunması,
• İmar Durumu Belgelerinin bilgi amaçlı olarak internet ortamından sunumu,
• E-Belediye uygulamaları ile Zamanı Hizmete Dönüştüren Belediye ilkesiyle vatandaşlarımıza hizmet verilmesi
• Vatandaş başvurularının kısa sürede cevaplanabilmesi için elverişli altyapının olması,
• Hizmet verilen birimlerin büyük bir kısmının aynı fiziki ortamda bulunması.
• Alınacak teknolojik ürünlerle ilgili kurumsal ve uzun vadeli düşünülüp kararlı davranılması.
• Kullanılan bilgisayar otomasyon sisteminin birimler tarafından benimsenerek desteklenmesi.
• Tapu Sicil Müdürlükleri ile gerekli protokollerin yapılarak sistemlerimizde kullandığımız taşınmaz kayıtları ile ilgili güncel bilgi alışverişinin sağlanması.

B- Zayıflıklar (Zayıf Yönler)

Fiziki mekan ve altyapının olmaması nedeniyle modern bir arşiv sistemine geçilememesinden dolayı elektronik arşiv hizmetlerinin verimi azalmaktadır.
Fotoğraf ve görüntü arşivinin teknolojik (yazılım) olarak yetersiz olması ve montaj aktarım sisteminin bulunmaması.

V- ÖNERİ VE TEDBİRLER

Bilgi işlem altyapısı ve bilgi güvenliği açısında alınması gereken tedbirler;

• Üçüncü kurum veya şahıslarca kurumuza yapılacak bilgisayar, yazıcı ve diğer donanım ürünlerinden oluşacak ayni hibelerin, kurumumuzdaki standartlara uygun olabilmesi için müdürlüğümüzden görüş ve teknik destek istenmelidir.
• Birimler içinde yapılan yer değişikliklerinde müdürlüğümüz önceden haberdar edilmeli ve bilgi işlem elamanlarınca gerekli önlemler alındıktan sonra yer değişiklikleri yapılmalıdır.
• Ana sistemlerin güvenliği açısından bilgi işlem altyapısını oluşturan kanallar, prizler veya databoxlara bilgi işlem elemanları haricinde asla bir şey takılmamalı ve müdahale edilmemelidir.

Genel öneri ve tedbirler;

• Kurumsal Bilgi Güvenliği alanındaki çözümler takip edilmelidir.
• Belediyemiz kesintisiz güç kaynağı hizmeti dışında bulunan, genel şebeke elektriği problemlerinin çözümlenmesi gerekmektedir.
• Devam etmekte olan elektronik arşiv çalışmaları takip edilmektedir.

EKİ

Fiziksel kaynaklara ilişkin tablolar

Çağrı Merkezi

Müdürlüğümüz tarafından projelendirilerek 2007 yılı içerisinde kurulan Çağrı Merkezimiz vatandaşın tüm işlemlerinin takip edildiği bir yapı haline getirilmiştir.
 
E-Belediyeden gelen istek, öneri ve şikayetler ve etkinlikler ile ilgili aramalar bu merkezimiz tarafından yapılmaktadır. 

Organizasyon ve diğer tüm veriler ayrı ayrı raporlanarak ilgililere sunulmaktadır.

Kentli Servisi

Çağrı Merkezi Uygulaması ile eş zamanlı olarak devreye alınan Kentli Servisi Uygulaması, belediyemize gelen vatandaşların yapacakları iş ve işlemler ile ilgili yapılacak ilk müracaat servisi haline gelmiştir.

Mükelleflerin Yapılacak işlemlerle ilgili tüm ön hazırlıklar bu serviste tamamlanarak ilgili birimlere yönlendirmeler yapılmaktadır.

Bu serviste yapılan işlemler;

1- Hizmeti tek noktada toplamak.
2- Vatandaşı güler yüzle karşılamak.
3- Vatandaşı birim birim dolaştırmak yerine ilgili birime taşınmaz ve sicil bilgileri altlıklarını hazırlayarak yönlendirmek.
4- Vatandaşın isteği doğrultusunda dokunmatik ekranlar kanalı ile oturduğu yerde tahsilâtını yaptırmak.
5- Vatandaşı belediyedeki tüm işlemler için hazırlayan ve doğru servise yönlendirmek.
6- Dilek ve şikayetleri kabul etmek.

Konum itibarıyla vatandaş ile belediye arasına yerleşen, teknolojiyi çok iyi kullanan Kentli Servisi personeli aynı zamanda belediyenin vatandaşa bakan yüzünü de değiştirmekte, yeni bir vizyon kazandırmaktadır.

Vatandaş memnuniyetinin maksimum düzeye taşınması amaç edinilmiş bu servisimiz on kişilik bir ekiple hizmet vermektedir.

Dokunmatik ekranlarla hizmet veren bu servis vatandaşın birim birim dolaşmasına meydan vermeden kurumun tüm hizmetlerini sunmaktadır.

Tahsilat işlemi de yapılan bu serviste tüm dilekçeler alınarak gerekli işlemler yapılıp ilgili birime ulaştırılması sağlanmaktadır.

Bu faaliyet döneminde ;

1-İşlem yapmak üzere belediyemize gelen 211.698 mükellef servisimizce karşılanmış olup, müdürlük bazında 163.203 kişiye işlem yapılarak 48.495 kişiye de danışmanlık hizmeti verildi.
2-Karşılanan tüm mükelleflerin sicil kayıtları güncellenmiş olup mükerrer sicillerde birleştirme işlemi yapılmış, yeni tahakkuklar oluşturulup 26.201 adet ödemeleri işlemleri gerçekleştirilmiştir.
3-Mükelleflere ait 227.103 adet dilekçe-şikâyet kayda alınmış ve ilgili birimlere havaleleri yapılmıştır.
4-Vatandaş memnuniyetini ölçümlemek ve arttırmak üzere servisimizde mükellefler tarafından 14.137 adet anket doldurulmuş ve aylık olarak değerlendirmeleri yapılarak raporlandı.

 Süreç Bazlı KBS Uygulamaları

Değişen dünya standartlarına uyum sağlamak, yapılan işi ve iş gücünü ölçümlemek, bir plan dahilinde yapmak, vatandaş memnuniyetini maksimum düzeye taşımak amacı ile 2012 yılı başlarında belediye kent bilgi sistemi geliştirilerek süreç bazlı hale getirilmiştir.

Her bir belge türü sürece bağlanarak, artık işin ne aşamada olduğu hangi birimleri gezdiği, hangi memur tarafından ne işlemlerin yapıldığı aşama aşama belirlenerek kayıt altına alınmaktadır.

Birimlerde yapılan bu işlemler internet ortamında da vatandaşlarımıza sunularak, ilgili belge sahibi işinin ne aşamada olduğunu öğrenme imkanına sahip olmuştur.

İşin başından sonuçlanma tarihine varana kadar sistemde kayıtlı tüm dilekçe, istek, öneri ve şikayet türlerinin süreçleri ilgili birim yetkililerince karşılıklı istişareler yapılmış, toplantılar düzenlenmiş,  ihtiyaçlar belirlenmiş ve sistematik bir şekilde geçiş gerçekleştirilmiştir.

Bu geçiş esnasında birebir kullanıcı bazında toplam 720 saat canlı belgeler üzerinde eğitim verilmiş ve halen verilmeye devam edilmektedir.

Tüm bu hizmetlerimiz kurumumuzda varolan Toplam Kalite Yönetim Standartları çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.
 

Mobil Uygulamalar

PIDION UYGLAMASI

Kurumumuzda PIDION mobil cihazlarI ile tahakkuk ve tahsilat işlemi 2012 yılı başlarında başlanılmış Strateji Geliştirme Müdürlüğü ve Temizlik İşleri Müdürlüğü’ne teslim edilmiştir. Bu uygulama ile mevcut tüm tahakkuklar yerinde tahsilat yapılabilmekte, moloz alım taleplerinde ise 444 23 00 numaralı belediyemiz çağrı merkezini arayan vatandaşlarımıza gönderilen ekiplerce mobil cihazlarla gerekli hesaplamalar otomatik yapılarak kredi kartı ile anında tahsilat gerçekleştirme imkanı sağlanmıştır.

MOBİL BAŞKAN

IPhone cihazlar aracılığı ile hayata geçirilen Uygulama üst düzey yöneticilerimizin  anlık gelir takibi, gider takibi,  istek-şikayet ve öneri takibi, sicil ve T.C. No ile borç sorgulama, başvuru arama, görev emri oluşturma ve izleme ve randevularını takip edebilme imkanları sağlanmıştır.

IPHONE UYGULAMASI

Bu uygulama 2012 yılında devreye alınmış ve Apple Markete konularak vatandaşlarımızın hizmetine sunulmuştur.

Bu uygulama ile;
• Kent rehberi (hava durumu, nöbetçi eczaneler, Kağıthane rehberi, harita)
• E-belediye hizmetlerinden (sicil, borç sokak rayiç değerleri ve ruhsat sorgulama, ihaleler) faydalanma,
• İstek Öneri ve Talep oluşturmak, takibatını yapma
• Kurumumuz web sitesinde yayınlanan haberler sunulmaktadır.

MOBİL UYGULAMALAR

Vatandaş odaklı çalışan belediye anlayışı ile gerçekleştirilen projelerimizden biri olan mobil cihazlar ile sahada;
- Yerinde tahakkuk
- Yerinde tahsilat
- Görev takip
- Tutanak oluşturma
- Tutanaklara resim entegre edip sisteme
on-line entegrasyon sağlama hizmeti çok yakında devreye alınacaktır 

İş Zekası Uygulamaları

Bu proje müdürlüğümüzce projelendirilerek hayata geçirilmiş olup, üst yöneticinin anlık ulaşması gereken bilgileri içeren BI raporlarından oluşmaktadır.  

Proje uygulanması için Başkanlık Makamı toplantı kısmına monte edilen 65” (163 ekran)  dokunmatik aynı ayda 6 dokunuş algılamalı ekran ile Slayt Sunumları yanı sıra 5 ana başlık altında derlediğimiz işlem uygulamaları da yapılabilmektedir.

GENEL ANALİZ EKRAN UYGULAMALARI

• Vatandaş Memnuniyet Göstergeleri
• Mahalle Bazında Şikayet Sayıları
• Müdürlük Dilekçe & Şikayet Sayıları
• Güncel İzinli Personel Görüntüleme
• Anlık Randevu Takibi
• Kent Rehberi Görüntüleme
• İmar Durumu Görüntüleme
• Kent Servisini Canlı Takip Edebilme

YATIRIM ÇALIŞMALARI

Fen İşleri, Çevre Koruma ve Kontrol Müdürlüklerince yapılan arazi çalışmaları (Yol Yapımı, Kaldırım Yapımı, Kanal Kazıları vs.) detaylı bir şekilde demografik haritalar ile devam eden ve bitmiş projeler şeklinde      2 ana başlıkta sunulmaktadır.

Bu rapor ile anlık olarak hangi sokakta hangi çalışmanın olduğu, müteahhitinin kim olduğu, işin tamamlanma % si gibi bilgilere rahatlıkla ulaşılabilmektedir.

GÜNCEL VERİLER

Anlık olarak belediyemize müracaat eden iktisadi ve inşaat ruhsat müracaatları, yıl bazında belediyemizde aktif çalışan personel sayıları, on-line ihale takip ve başkanlık randevu takip sistemi bulunmaktadır.

• İktisadi Ruhsat Başvurusu
• İnşaat Ruhsat Başvurusu
• Yıl Bazında Toplam Personel Durumu
• İhaleler

İSTEK - TALEP - ANALİZ

• Başvuru Türü
• İstek, öneri ve şikayet süreçlerinin takibi
• Aylık İstek Şikayet Analizi

ÖZEL UYGULAMALAR

• Harita üzerinde eskiz çalışması yapabilme ve proje haline getirerek kaydedebilme.
• E-arşiv
• Mimari Proje Görüntüleme

Bilgi Duvarları Projesi

Bu proje müdürlüğümüzce projelendirilerek hayata geçirilmiş olup vatandaşa yönelik uygulamaları içermektedir. 

Bu Uygulamalar;

YENİ BAŞVURU
Belediyemizden istek, öneri ve şikayetlerle ilgili dokunmatik ekran üzerinden on-line olarak yeni başvuruda buluna bilme,

BAŞVURU DURUMU GÖRÜNTÜLEME
Başvurusu hakkında anlık olarak sürecini izleyerek hangi aşamada olduğunu takip edebilme,

YATIRIM FAALİYETLERİ
İlçemizde ki yatırım faaliyetlerini demografik harita üzerinde detay bilgileri ile birlikte anlık olarak görebilme,

OTOMATİK İMAR DURUMU ALMA
Islak imzaya hazır halde otomatik imar durumu sorgusu yapabilme ve çıktısını alabilme,

GÜNCEL İHALELER
Kurumumuzun güncel ihalelerini ve detaylarını takip edebilme,

KENT REHBERİ
Teknolojinin sınırları zorlanarak hazırlanmış olan kent rehberimiz ile İlçemiz hakkında adres, ada parsel ve faaliyetten detaylı sorgulama yapabilme,

ON-LINE ÖDEME İŞLEMLERİ
Vatandaşlarımızın kurumumuza ait tüm vergi ve harçlarını Kredi Kartı ile ödeyebilme,

360° SANAL TUR
İçinde bir tarih besleyen İlçemizin tarihi, turistik ve önemli yerlerinin 360° sanal tur ile gezinti yapabilme,

TANITIM VİDEOLARI
Kurumumuzun faaliyetlerinin sunulduğu görselleri izleme hizmetleri verilmektedir.

E-Devlet Uygulamaları

Müdürlüğümüzce ülkemizdeki teknolojik gelişmeler yakından takip edilmektedir.

Bu uygulamalar web servisleri ile online olarak yapılmaktadır.
Kurumlar arası yazışma bürokrasinin ve gereksiz zaman kaybının önüne geçilmiştir.
Başlıca Uygulamalarımız;

Adres Kayıt Sistemi
Kimlik Paylaşım Sistemi
TAKBİS (Tapu Kayıt Bilgi Sistemi)
YerelBilgi Uygulaması
YerelNet Uygulaması

 AKS ve KPS ENTEGRASYONU

Kurumumuz AKS (Adres Kayıt Sistemi) ve KPS (Kimlik Paylaşım Sistemi) entegrasyonunu Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü ile yürütülen proje dahilinde çalışmalar yapılarak 2011 yılı başlarında uygulamaya geçilmiştir.
        
Bu hizmet sayesinde, kurumumuza gelen tüm mükelleflerin sicil bilgileri ve ikamet adresleri on-line olarak sistem üzerinden güncellenerek kullanıcı hatalarının önüne geçilmiş ve işlemlere hız kazandırılmıştır.

Ayrıca, Nikah Dairemizde de kullanılmaya başlanılan Kimlik Paylaşım Sistemi entegrasyonu evlenmeye gelen çiftlerden ayrıca diğer kurumlara gitmesine gerek kalmadan sadece fotoğraf ve sağlık raporu ile kurumumuza gelerek evlenmelerine imkan sağlamıştır. Bu uygulama ile kurumumuz, 01.10.2012 tarihi itibariyle Evlenme Ehliyet Belgesi  verilebilir hale getirilerek vatandaşın kurumlar arası gidip gelmesinin önüne geçilerek memnuniyet maksimum düzeye taşınmıştır.

İçişleri Bakanlığının yürüttüğü Yerel Bilgi Proje çalışmalarında; kurumumuza verilen kullanıcı adı ve şifre ile internet üzerinden www.yerelbilgi.gov.tr adresine veri girişi yapılmış.Yerel bilgileri, Bilgisayar Altyapısı, İmar, Gelir Hesap Cetveli, Sosyal Yönetimler Bilgi tabanındaki veri setleri güncelleştirmeleri yapılmıştır.

Devlet Planlama Teşkilatı’nca gerçekleştirilen, “YEREP Projesi” kapsamında TODAİE Yerel Yönetimler Araştırma ve Eğitim Merkezi’nin yürütmekte olduğu www.yerelnet.org.tr/kagithane adresindeki belediyemiz için ayrılan bölümdeki bilgilerin güncelliği aralıksız devam etmektedir.

 

İşçi ve İşveren Takip Uygulaması

İşverenle nitelikli personelleri bir araya getiriyoruz.

Belediyemiz web sitesi üzerinden işverenlere yönelik aradıkları eleman nitelikleri girilerek belediyemize ve İŞ-KUR’ a fiilen iş başvurusunda bulunan vatandaşlarımızın buluşturulduğu bir platform oluşturulmuştur.

Bu sayede işe ihtiyacı olan personel ile işçiye ihtiyacı olan işverenin taleplerine olumlu cevap verilebilmesi amaçlanmıştır.

2012 yılı başlarında devreye alınan Bu başarılı uygulama ile 2520 başvuru karşılanmıştır.
 

Online Nikah Rezervasyon

Belediyemiz resmi web sitesinden sunulan hizmette, rezervasyona açık olan nikah saatleri, nikah tarife ücretleri ve gerekli evraklar yer almaktadır.

Bu hizmet sayesinde evlenecek olan çiftlerimiz nikah dairesine gelmeden önce tüm belgelerini hazırlamış ve kayıda hazır hale geldikten sonra nikah dairemize gelerek çok kısa bir sürede işlemlerini yapabilme imkanına sahip olmuşlardır.

Ayrıca web sitemiz üzerinden 7 gün 24 saat nikah salonumuz canlı olarak yayınlanmaktadır. Nikah törenlerine iştirak edemeyen davetlilerin bulundukları yerden nikahı izleme imkanına kavuşmuşlardır.
 

 

Web Hizmetleri

Belediyemiz resmi web sitesi olan www.kagithane.bel.tr 2008 yılında tasarlanmış ve halen hizmet vermeye devam etmektedir. Web sitemiz sene içerisinde güncel konuları takip etmiş pop-up lar light box lar ile desteklenerek ana sayfada direk sunumları sağlanmıştır.

Kurumumuzca yapılan ihaleler yine web sitemizden yayınlanmış ve bu konuda tüm birimlerden partnerler belirlenerek kullanıcılar açılmış ve bu kullanıcılara gerekli eğitimler verilmiştir.

Günlük haberler müdürlüğümüzce takip edilerek ledis ten web sitesine girişleri sağlanmış olup desteğimiz 7 gün 24 saat aralıksız devam etmektedir.

360° sanal tur, otomatik imar durumu, kent rehberi,  flash haberler ve diğer tüm değişiklikler anında siteye entegre edilerek sitemiz güncel tutulmuştur.

2012 yılı sonu itibari ile aşağıda resmi bulunan tasarım ile yılbaşında sitemiz yeni yüzüne kavuşacaktır.

 

MİKRO SİTELERİMİZ

1- Mayıs 2012 tarihinde yayın hayatına başlayan GAZETE KAĞITHANE, müdürlüğümüzce tasarlanan www.gazetekagithane.com adresi ile webden de erişilir duruma getirilmiştir.

Her yeni sayısı siteye eklenerek güncelliği sağlanmaya devam edilmektedir.

 

2- 2009 yılında yayın hayatına başlayan www.sadabadetkinlikleri.com
müdürlüğümüzce takibi yapılarak sene içerisinde gerçekleştirilen tüm etkinlikler bu web sitemizden yayınlanmaktadır.

Her sene güncel olarak tutulan mikro sitemizden belediyemiz resmi web sitesine yönlendirme yapılmaktadır.
 

 

Belediyemiz Resmi Web Sitesi her yönüyle çağdaş, kullanımı kolay, güncel, ve ilçe hakkında tarihi, kültürel ve sosyal tüm bilgileri sunan yapısıyla örnek bir web sitesi haline getirilmiştir.

Çanakkale Gezisi Webden Kayıt

Her yıl geleneksel olarak düzenlenen Çanakkale gezileri belediyemizin web sitesinden online olarak kayıt almaya başlamıştır. Okulların, derneklerin ve bireysel olarak başvuruların yapıldığı bir online başvuru merkezi haline gelmiştir.

Webden Ara Uygulaması

Teknolojinin tüm yeniliklerini takip eden müdürlüğümüz, vatandaşların belediyemiz çağrı merkezine hızlı ve ücretsiz olarak ulaşabilmesi için webden ara hizmetini devreye sokmuştur.

 

Dijital Hizmetlerimiz

Müdürlüğümüzce 2005 yılında çalışmalara başlanılmış, diğer kamu kurum ve kuruluşları yerinde ziyaret edilmiş, uygulamalar canlı olarak yerinde görülmüş, belirli zamanlarda EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) toplantılarına katılım sağlanmış, yapılan bu çalışmalar ile teknolojik imkanlar çerçevesinde yaptığımız ar-ge çalışmalarımız neticesinde 2011 yılında projelendirilerek uygulamaya start verilmiştir.
Bu çalışmalar 2 aşamadan oluşmaktadır;

1. AŞAMA : Kurumumuzun tüm birimlerinde eş zamanlı olarak 2011 yılı  6. ayı milat kabul edilerek kuruma gelen ve kurumda üretilen tüm belgeler (ekleri ile birlikte) digital ortama aktarılması sağlanmış, mevcut KBS’ye entegre edilerek uygulamaya başlanmıştır.

2. AŞAMA : Kurum genelinde dosya sirkülasyon yoğunluğu baz alınarak gerekli planlama yapılmış, ilgili birim ve yöneticilerle toplantılar yapılarak birim bazında yapılacak işlem ve indexleme yöntemleri tespit edilmiş ve birim arşivleri taranmaya başlanmıştır.

Sayısal ortama aktarılan müdürlüklerde sadece tarama işlemi yapılmamış aynı zamanda fiziki düzenlemelerde yapılarak arşivler daha kullanışlı hale getirilmiştir.
 

Bilgi Evleri

Belediyemiz bünyesinde ilçemizde hizmet vermekte olan bilgi evlerine altyapı hizmetleri sunulmakta olup, kullanılan tüm PC ve diğer cihazların bakım onarım ve tamir hizmetleri müdürlüğümüzce yürütülmektedir.

Bilgi Evlerimizden faydalanan öğrencilerin eğitimleri esnasında yasak sitelere internet üzerinden erişimleri aile koruma programları ile daha da güvenli hale getirilmiştir. Kullanılmakta olan bu bilgisayarlara özel eğitim ve deepfreeze programları da yüklenerek amaca yönelik kullanılması sağlabnmıştır.

Bilgi Evlerinde kullanılmakta olan donanım listesi aşağıdaki gibidir.
 

İç Kapı Numarataj Hizmeti

Belediye sınırlarında bulunan işyerleri ve meskenlerin tümünün nitelik, nicelik ve konum olarak tespit edilmesi, belediye veritabanında ve ulusal adres veri tabanında güncellenmesi, güncellenen taşınmaz bilgileri ve belediye veritabanındaki bilgiler analiz edilerek beyanların düzeltilmesi, beyanı ve ruhsatı olmayan mükelleflerin belediyeye davet edilerek beyan vermelerinin sağlanması ve belediye gelirlerinin artırılması sağlanmış olacaktır.

Bu proje ile daha yaşanabilir bir Kağıthane hedeflenmektedir. Verilerinin güncel ve görülebilir olduğu bir ilçe hem yaşayanların yaşamını kalaylaştıracak hem de dışarıdan ilçemize gelenlerin aradıklarına daha kolay ulaşmasını sağlayacaktır.

Belediyemizin sunduğu hizmetlerinde güncel veriler üzeriden sağlanması hedeflenmiştir. İlçesi ile her anlamda bütünleşmiş bir Belediye hedefimize biraz daha yaklaşmış olacağız.

Potansiyel kayıp ve kaçakların tespiti ile hem vergide adalet sağlanmış olacak hem de belgesiz iş yapılmasının önüne geçilmiş olacaktır. 

e-Belediye Hizmeti

E-Belediye hizmeti olarak borç sorgulama, borç ödeme, yapılan tahakkuk ve tahsilatları görme, Emlak, ÇTV ve İlan Reklam beyan detaylarını görme, Beyan verme, arsa rayiç değer öğrenme, ihalelerin takibi, nikah işlemleri, şikayet öneri ve istek taleplerinin oluşturulması ve takibi, ruhsat sorgulama, ve kamu paylaşım sistemi gibi diğer kamu kurum ve kuruluşlarla e- devlet alt yapısının oluşturulması hizmetlerini vermektedir.

Kameralar
Şeffaf belediyecilik örneklerinden birisi de başkanlık makamının ihalelerin ve nikah akitlerinin 7 gün 24 saat web den canlı yayınlanmasıdır.

Otamatik İmar Durumu
İnternet üzerinde isteyen vatandaşın parseli ile ilgili olarak İmar Durum Bilgisi alması sağlanmaktadır. Kentli Servisi ve Çağrı Merkezlerinin etkin kullanımı ile de internet kullanamayan vatandaşın İmar bilgisine kolaylıkla erişimi sağlanmaktadır.

2014 Yılı Projelerimiz

Mobil Uygulamalar;

• Otomatik Bilgilendirme
• Kesintisiz İletişim
• Mobil Gözlem Raporlama
• Mobil Araçlarla Yerinde Hizmet
• Mobil Tahsilat

İçerik Yönetimi

• Web Projeleri
• SMS/e-posta Kullanımı
• Web TV
• Dijital Kütüphane
• Dijital Varlık Yönetimi
• Belediye İntranet Sayfası
• Google 3D Kent Rehberi
• İş Takip Programı
• Led Ekran Uygulamaları

Mikro Siteler

• Cazibe Merkezi Kağıthane mikro sitesi
• Kağıthanem mikro sitesi