ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve kapsam
Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı; Özel Kalem Müdürlüğü’nün çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Dayanak
Madde 2 — Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunun15/b maddesi ile 22.04.2006 tarihli resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar’a dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 3 — Bu Yönetmelikte geçen;
a) Belediye: Kağıthane Belediyesini,
b) Servis: Özel Kalem Müdürlüğü’ne doğrudan bağlı alt birimleri,
c) Üst yönetici: Kağıthane Belediye Başkanını,
d) Üst yönetim: Kağıthane Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarını,
e) Başkan: Kağıthane Belediye Başkanı’nı,
f) Müdür: Özel Kalem Müdürü’nü ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Özel Kalem Müdürlüğü ve Alt Birimlerinin Görevleri
Özel Kalem Müdürlüğü’nün görevleri
Madde 4 — Aşağıda belirtilen görevler, Özel Kalem Müdürlüğü tarafından yürütülür:
a) Başkanın telefon, ziyaretçi ve randevu trafiğini düzenlemek,
b) Belediyenin halkla ilişkiler faaliyetlerini yürütmek
c) Belediyenin ulusal ve yerel medya ile ilişkilerini yürüterek, etkin tanıtımını sağlamak
d) Başkan adına yapılan toplantıları tertip etmek,
e) Belediye hizmetlerinin açılış törenlerini Başkan adına düzenlemek,
f) Başkanın yurtiçi ve yurt dışında katılacağı toplantılarda ve organizasyonlarda gerekli tedbirleri alarak Başkanın katılımını sağlamak ve bunlara bağlı hizmetleri yerine getirmek,
g) Başkanın seyahatlerini organize etmek ve programa uygun bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
h) Başkan’ın iletişim hizmetlerinin yürütmek
i) Riyaset makamının etkili ve verimli yönetimini sağlamak
j) Protokol faaliyetlerini gerçekleştirmek
k) Temsil ve ağırlama giderlerini Başkan adına yürütmek.
l) Başkan’ın koruma ve ulaşım hizmetlerini yerine getirmek
m) Belediye Başkanı tarafından temel fonksiyonu ile ilgili olarak verilen diğer görevleri icra etmek.
Başkan Sekreteri’nin Görevleri
Madde 5 — Başkan Sekreteri’nin görevleri şunlardır:
a) Belediye başkanına gelen mesajları ve görüşme taleplerini öncelik sırasına göre düzenlemek
b) Belediye Başkanı ile birlikte günlük çalışma programını oluşturmak ve programın takibini yapmak.
c) Belediye kurumuna ve Başkan’a gelen davetiyeleri Başkan’a sunmak
d) Resmi kurum ve kuruluşlarla olan yazışma ve diğer irtibatları Başkanlık adına gerçekleştirmek
e) Riyaset makamının sürekli temiz ve düzenli tutulmasını sağlamak.
f) Riyaset makamındaki her türlü bilgi, evrak, araç, gereç ve ekipmanın güvenliğini temin etmek
g) Belediye Başkanın misafirlerine yönelik ikram hizmetlerini idare etmek
Basın ve Halkla İlişkiler Servisi’nin Görevleri
Madde 6 — Basın ve Halkla İlişkiler Servisi’nin temel görevleri şunlardır:
a) Belediye ve belediye hizmetleri ile ilgili kitle iletişim araçlarında yer alan haber, yorum ve bilgilerin derlenerek Başkana ve ilgili birimlere sunmak ve arşivlemek,
b) Köşe yazıları, fotoğraflar, basın yoluyla halkın yapmış olduğu istek ve şikayetler gibi yazıların kupür halinde çoğaltmak,
c) Çoğaltılan basın kupürlerini günlük olarak, Başkanlık makamına, başkan yardımcılarına ve ilgisine göre diğer müdürlere ulaştırmak,
d) Belediye etkinliklerinin ve çalışmalarını fotoğraf ve film olarak kaydetmek ve arşivlemek,
e) Belediyenin Resmi Gazete aboneliğini yapmak ve Resmi Gazeteyi ilgili birimlerine dağıtmak
f) Belediyenin faaliyetlerini ile hedef ve projelerini kitle iletişim araçları, İnternet ve diğer yöntemlerle kamuoyuna duyurmak, bu amaçla basın bülteni, afiş, pankart, broşür gibi dokümanları hazırlamak,
g) Belediye başkanının çeşitli konulardaki görüş ve açıklamaları ile belediye faaliyetlerini haber haline getirerek yazılı ve görsel basına aktarmak,
h) Kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlamak amacıyla basın toplantısı ve brifing düzenlemek,
i) Haftalık halk görüşmelerini organize etmek ve halk görüşmeleri müddetince Başkana yardımcı olmak
j) Belediye hizmetlerinin halka daha iyi duyurulabilmesi amacıyla bir bülten çıkarmak,
k) Belediye ile vatandaş arasında iletişim sağlamak amacıyla;
a. Halkın doğrudan ulaşabileceği telefon hattı kurmak,
b. Şikayet ve talep kabul masaları kurmak,
c. Gerektiğinde halkın dilek, talep ve şikayetlerinin yerinde incelenmesi amacıyla gezici ekipler kurmak,
d. İnternet üzerinde iletişim sistemleri oluşturmak.
l) Basın ve e-mail yoluyla ya da yazılı olarak belediyeye ulaşan şikayetleri ilgili birimlere aktarmak, izlemek ve sonuçlandırarak şikayetçilere bildirmek,
m) Hemşehrilerin belediyeden beklentileri ve isteklerine yönelik kamuoyu araştırmalarının yapılmasında Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile koordineli çalışmak,
n) Halkla ilişkiler konusunda belediye personelinin eğitilmesi konusunda İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gerekli altyapıyı sağlamak
o) Belediyeye gelen iş sahipleri ve vatandaşları işlemler ve prosedürler hakkında bilgilendirmek ve bu amaçla, broşür, levha vb. gibi yönlendirici materyallerin oluşturmak,
p) Vatandaşlardan gelen gıda, giyim ilaç iş gibi talepleri karşılanmak üzere Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğü’ne yönlendirerek talebin gerçekleşmesini takip etmek,
q) İnternet aracılığıyla belediyeye gönderilen dilekçeleri almak ve otomasyondan ilgili birimlere yönlendirip takibini yaparak vatandaşlara elektronik posta yoluyla cevap vermek.
İletişim ve Protokol Servisi’nin Görevleri
Madde 7 — İletişim ve protokol Servisi’nin görevleri şunlardır:
a) Yurtiçi ve yurtdışı seyahatlerinde belediye başkanının iletişim hizmetlerini yerine getirmek,
b) Başkanlık makamının aldığı kararların, alınan talimatlar doğrultusunda uygulamaya geçirilmesi için ilgili birimlerle işbirliği sağlayarak bu kararların diğer yönetim kademelerine ulaştırılmasını sağlamak,
c) Başkan’ın yurtiçi ve yurtdışından gelen misafirleri için her türlü karşılama ağırlama ve uğurlama hizmetlerini Başkan adına yerine getirmek ve bu konuda gerekli organizasyonu yapmak .
d) Şehirde cereyan eden resmi protokol faaliyetlerini takip etmek
e) Gerekli olanlara Başkanın veya vekilinin iştirakini sağlamak
f) İhale edilen projelerin başlaması sırasında temel atma töreni programlayarak uygulanmasını sağlamak
g) Şehre gelen devlet görevlilerine (diğer belediye başkanları, bakanlar, vb) talep halinde makam aracı temin etmek.
h) Belediye başkanı ile makamının güvenliğini sağlamak
i) Belediye başkanı, belediye üst yönetimi ve önemli misafirlerin ulaşım hizmetlerini yerine getirmek
j) Kent Konseyi, Kadınlar Meclisi, Çocuklar Meclisi gibi toplumsal oluşumlarda belediye adına bulunmak ve katkı sağlamak
k) Kağıthane’de bulunan sivil toplum kuruluşları ile belediyenin sürekli irtibat ve işbirliğini sağlamak
l) Kağıthane’nin ve belediyenin vilayet makamı, kaymakamlık makamı ve Büyükşehir Belediyesi gibi kamu kurumları nezdinde görülen işlerini Belediye Başkanı’nın talimatı ve yetkilendirmesi ile, takip etmek ve Başkan’a gelişmeler hakkında bilgi sunmak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Müdürlük Yöneticilerinin Görev, yetki ve Sorumlulukları
Özel Kalem Müdürü’nün görev ve yetkileri
Madde 8 — Özel Kalem Müdürü,
a) Birimi yönetir, görev dağılımını yapar ve servisler arasındaki koordinasyonu sağlar.
b) Birimin yazışmalarını yürütür, görev alanı kapsamında, belediyenin diğer idareler nezdindeki iş ve işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar.
c) Stratejik planın hazırlanması için gerekli olan bilgi ve belgeleri hazırlar.
d) Birim performans programını hazırlar.
e) Hizmetlerin şeffaf, planlı, belediyenin stratejik amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır.
f) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlar.
g) Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlar.
h) Harcama yetkilisi olarak, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporlarına ekler.
i) Birimiyle ilgili toplantılara katılır, birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlar.
j) Görevlerini yerine getirirken birim içi ve diğer birimlerle işbirliği ve uyum içinde çalışılmasını sağlar.
k) Yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar.
l) Astlarının performansını periyodik olarak değerlendirir; biriminde moral, motivasyon ve performansı artırıcı çalışmalar yapar.
m) İşçi sağlığı ve iş güvenliği kurallarına bağlı olarak çalışılmasını sağlar.
n) Üst yönetim tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.
Özel Kalem Müdürü’nün sorumlulukları
Madde 9 — Özel Kalem Müdürü, birim görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden üst yönetime karşı sorumludur. Müdür;
a) Görev ve yetkileri çerçevesinde idari-mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden sorumludur.
b) Stratejik plan ve performans programındaki hedeflerin gerçekleşmesinden sorumludur.
c) Birimi ile ilgili işlemleri yerine getirirken; kurumun genel ilkelerine, kurallarına ve mevzuata göre çalışılmasından sorumludur.
Servis Sorumlularının görev ve yetkileri
Madde 10 — Servis Sorumlusu,
a) Müdürün belirlediği görev dağılımı doğrultusunda, personeli arasında görev dağılımını yapar ve personelin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlar.
b) Kendine bağlı personelinin performansını periyodik olarak değerlendirip müdüre bilgi sunar; moral, motivasyon ve performans arttırıcı çalışmalar yapar.
c) Servisin iş ve işlemlerini şeffaf, planlı, birimin stratejik hedeflerine, performans programına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütür.
d) Servis çalışanlarının eğitim ihtiyacını belirler ve üstüne iletir.
e) Servis çalışanlarının özlük işlemlerini takip eder.
f) Servis içinde düzenli, planlı ve tutanaklı toplantıların yapılmasını sağlar.
g) İşçi sağlığı ve iş güvenliği kurallarına bağlı olarak çalışılmasını sağlar.
h) Müdürün vereceği benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirir.
Servis sorumlularının sorumlulukları
Madde 11 — Servis sorumlusu, servis görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden müdüre karşı sorumludur. Servis sorumlusu;
a) Görev ve yetkileri çerçevesinde idari-mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden sorumludur.
b) Performans programındaki servis hedeflerinin gerçekleşmesinden sorumludur.
c) Sorumlu olduğu servis ile ilgili işlemleri yerine getirirken; kurumun genel ilkelerine, kurallarına ve mevzuata göre çalışılmasından sorumludur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Diğer Hükümler
Çalışmalarda işbirliği ve uyum
Madde 12 — Özel Kalem Müdürlüğü’nün faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, Özel Kalem Müdürünün başkanlığında servis sorumlularının katılımı ile ayda bir defadan az olmamak üzere, tutanaklı, düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, Özel Kalem Müdürlüğü’nün faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.
Özel Kalem Müdürlüğü’nde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler
Madde 13 — Özel Kalem Müdürlüğü’nde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.
Evrak kayıt sistemi ve yazışmalar
Madde 14 — Özel Kalem Müdürlüğü’ne gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.
Yürürlük
Madde 15 — Bu Yönetmelik Kağıthane Belediyesi Meclis Kararının kesinleşmesiyle yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 16 — Bu Yönetmelik hükümlerini Kağıthane Belediye Başkanı yürütür.
