Hüseyin KOYUN
Yazı İşleri Müdürü
E-Posta: huseyinkoyun
kagithane.bel.tr
Tel: 295 68 00 \ 1310
Hüseyin KOYUN
1966 Tokat-Reşadiye’de doğdu. Orta ve lise tahsilini Tokat İmam Hatip Lisesinde tamamladı. Anadolu Üniversitesi İşletme Fakültesi’ni bitirdi.
1985 yılında başladığı iş hayatında bazı özel sektörler ile Marmara Üniversitesi Tıp Fakültesi Hastanesinde Bilişim sistemleri kuruluş hizmet ve görevlerinde bulundu. 1989’da Mimar Sinan Üniversitesi Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığında kurumsal sistem kurulumları ile çeşitli görevlerde bulundu. Askerliğini Ankara Savunma Bakanlığı Ordu Bilgi İşlem Daire Başkanlığında tamamladı.
1992 yılında Kağıthane Belediyesi Bilgi İşlem Müdürü olarak atanarak yaklaşık 22 yıl bu görevde bulundu . Bu görev süresince kurumun bilgi işlem teknolojileri sistemlerine geçişini gerçekleştirerek kurumsal tüm hizmetlerde bilişim teknolojilerinden faydalanılmasını sağladı. E-belediye, çağrı merkezi, kentli servisi, e-arşiv, tek sicil, ilçe taşınmaz envanteri, genel yazışmalar, muhasebe hizmetleri ile kurumsal otomasyon uygulamaları alanında yapısal ve kalıcı projelere imza attı.
İlk kez kurumsal web sitesini ve web uygulamalarını devreye alarak hizmetlerde ileri düzey online işlemleri kullanıma açtı. Yine ilçe düzeyinde bina bağımsız birim kodu ve numarataj projesini gerçekleştirdi. İmar ve harita uygulamalarında GIS ve CAD Sistemlerinin kuruluşunu sağladı.
1995 yılında Müfettiş, 2007 yılında İç Denetçi kadro ve görevlerine atanarak uzun süre teftiş ve denetim hizmetlerinde bulundu. Kurumun denetim birimlerinde kurumsal yapının oluşmasına büyük katkı sağladı.
Ayrıca; 1992’den bu güne kadar asli görevlerle beraber vekaleten uzun süreli olarak Teftiş Kurulu, Şile Tesis, Yazı İşleri-Kararlar, Hesap İşleri, İnsan Kaynakları ve Eğitim v.b. müdürlük görevlerini yürüttü. Şube Müdürü ve Başkan Yardımcılığı kadrolarında bulundu.
2004 yılında atanmış olduğu Kağıthane Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü görevini halen sürdürmekte olup, evli ve dört çocuk babasıdır.
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve kapsam
Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı; Yazı İşleri Müdürlüğü’nün çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Dayanak
Madde 2 — Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunun15/b maddesi ile 22.04.2006 tarihli resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar’a dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 3 — Bu Yönetmelikte geçen;
a) Belediye: Kağıthane Belediyesini,
b) Servis: Yazı İşleri Müdürlüğü’ne doğrudan bağlı alt birimleri,
c) Üst yönetici: Kağıthane Belediye Başkanını,
d) Üst yönetim: Kağıthane Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarını,
e) Başkan: Kağıthane Belediye Başkanı’nı,
f) Müdür: Yazı İşleri Müdürü’nü ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Yazı İşleri Müdürlüğü ve Alt Birimlerinin Görevleri
Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görevleri
Madde 4 — Aşağıda belirtilen görevler, Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yürütülür:
a) Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni’nin sekreterya işlerini yapmak
b) Meclis ve encümen toplantılarının sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
c) Karar organlarının (Meclis-Encümen) almış oldukları kararları ilgili birim ve kişilere ulaştırmak
d) Karar organlarının toplantı gündemini hazırlamak
f) Belediyeye gelen evrakları kaydederek ilgili birimlere ulaştırmak, birimler arasında evrak akışını sağlamak
g) Dış kuruluşlara gönderilen evrakın postalama ve kurye işlerini yürütmek
h) Evlendirme işlemlerini Belediye Başkanı adına yürütmek
i) Belediye Meclisinin ve encümeninin aldığı kararlarla belediye birimlerinden gelen evrakların arşivlenmesini sağlamak
j) Başkanlığa gelen tüm resmi evrak ve vatandaş istek, şikayetlerini içeren dilekçeleri kabul etmek, konularını belirleyerek, kaydının yapılmasından sonra ilgililere zimmetle teslimini sağlamak.
Evlendirme Memurluğu’nun Görevleri
Madde 5 — Evlendirme Memurluğu Servisi’nin görevleri şunlardır:
a) Belediye başkanı adına nikah işlemi yapmak
b) Evlendirme işleri ile ilgili her türlü kayıt, işlem ve arşiv işlerini yürütmek.
c) Evlenme izin belgesi düzenlemek
Evrak Hizmetleri ve Genel Arşiv Servisinin Görevleri
Madde 6 —Evrak Hizmetleri ve Genel Arşiv Servisi’nin görevleri şunlardır:
a) Belediye Başkanlığına gelen ve giden yazıları kaydetmek
b) Belediye birimlerine veya başkanlık makamına gelen yazılar ile belediye birimleri veya başkanlık makamından belediye dışındaki kişi veya kurumlara giden yazıları yerlerine ve ilgilisine ulaştırmak
c) Belediye Başkanlığınca yayınlanan emir ve genelgeleri kaydetmek.
d) Belediyedeki iç yazışmaları yürütmek
e) Başkanlığa verilen her türlü dilekçeleri kaydetmek.
f) Kurum içi ve kurum dışı evrak dağıtım işlemleri yerine getirmek
g) Belediyenin tüm birimlerine genel arşiv hizmeti sunmak
h) Genel arşiv servisinde bulunan tüm dosyalar elektronik ortama kaydederek, birimlere verilen yetkiler çerçevesinde kaydedilen dosyalara ulaşılmasını sağlamak
i) Arşivden çıkarılan dosyaların ilgilisine zimmet karşılığında teslim edilmesini sağlamak
Karar Organları ve İç Yazışmalar Servisi’nin Görevleri
Madde 7 —Karar Organları ve İç Yazışmalar Servisinin temel görevleri şunlardır:
a) Başkanlık makamından Encümen Servisine havale edilen evrakı kayda almak,
b) Encümenin gündemini hazırlamak
c) Encümende görüşülen ve kararı alınan evrakı karar defterinde kayda almak
d) Encümen kararlarının ilgili birimlere iletilmesini sağlamak
e) Başkanlık Makamından Belediye Meclisine havale edilen evrakı kayda almak
f) Belediye Meclisinin gündemini hazırlamak
g) Mecliste görüşülen ve kararı alınan evrakı karar defterinde kayda almak
h) Meclis kararlarının ilgili birimlere iletilmesini sağlamak
i) Meclis ve encümenin toplanma ve karar alma süreçlerinde ihtiyaç duydukları her türlü lojistik desteği sağlamak
j) Meclisin ve encümenin temizlik, sağlık, tertip, düzen ve her türlü çalışma biçiminin yasalara uygun olarak düzenlenmesi, denetlenmesi ve takibini yapmak,
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Müdürlük Yöneticilerinin Görev, yetki ve Sorumlulukları
Yazı İşleri Müdürü’nün görev ve yetkileri
Madde 8 — Yazı İşleri Müdürü,
a) Birimi yönetir, görev dağılımını yapar ve servisler arasındaki koordinasyonu sağlar.
b) Birimin yazışmalarını yürütür, görev alanı kapsamında, belediyenin diğer idareler nezdindeki iş ve işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar.
c) Stratejik planın hazırlanması için gerekli olan bilgi ve belgeleri hazırlar.
d) Birim performans programını hazırlar.
e) Hizmetlerin şeffaf, planlı, belediyenin stratejik amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır.
f) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlar.
g) Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlar.
h) Harcama yetkilisi olarak, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporlarına ekler.
i) Birimiyle ilgili toplantılara katılır, birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlar.
j) Görevlerini yerine getirirken birim içi ve diğer birimlerle işbirliği ve uyum içinde çalışılmasını sağlar.
k) Yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar.
l) Astlarının performansını periyodik olarak değerlendirir; biriminde moral, motivasyon ve performansı artırıcı çalışmalar yapar.
m) İşçi sağlığı ve iş güvenliği kurallarına bağlı olarak çalışılmasını sağlar.
n) Üst yönetim tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.
Yazı İşleri Müdürü’nün sorumlulukları
Madde 9 — Yazı İşleri Müdürü, birim görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden üst yönetime karşı sorumludur. Müdür;
a) Görev ve yetkileri çerçevesinde idari-mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden sorumludur.
b) Stratejik plan ve performans programındaki hedeflerin gerçekleşmesinden sorumludur.
c) Birimi ile ilgili işlemleri yerine getirirken; kurumun genel ilkelerine, kurallarına ve mevzuata göre çalışılmasından sorumludur.
Servis Sorumlularının görev ve yetkileri
Madde 10 — Servis Sorumlusu,
a) Müdürün belirlediği görev dağılımı doğrultusunda, personeli arasında görev dağılımını yapar ve
personelin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlar.
b) Kendine bağlı personelinin performansını periyodik olarak değerlendirip müdüre bilgi sunar; moral,
motivasyon ve performans arttırıcı çalışmalar yapar.
c) Servisin iş ve işlemlerini şeffaf, planlı, birimin stratejik hedeflerine, performans programına ve
mevzuata uygun bir şekilde yürütür.
d) Servis çalışanlarının eğitim ihtiyacını belirler ve üstüne iletir.
e) Servis çalışanlarının özlük işlemlerini takip eder.
f) Servis içinde düzenli, planlı ve tutanaklı toplantıların yapılmasını sağlar.
g) İşçi sağlığı ve iş güvenliği kurallarına bağlı olarak çalışılmasını sağlar.
h) Müdürün vereceği benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirir.
Servis sorumlularının sorumlulukları
Madde 11 — Servis sorumlusu, servis görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden müdüre karşı sorumludur. Servis sorumlusu;
a) Görev ve yetkileri çerçevesinde idari-mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru
yürütülmesinden sorumludur.
b) Performans programındaki servis hedeflerinin gerçekleşmesinden sorumludur.
c) Sorumlu olduğu servis ile ilgili işlemleri yerine getirirken; kurumun genel ilkelerine, kurallarına ve
mevzuata göre çalışılmasından sorumludur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Diğer Hükümler
Çalışmalarda işbirliği ve uyum
Madde 12 — Yazı İşleri Müdürlüğü’nün faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, Yazı İşleri Müdürünün başkanlığında servis sorumlularının katılımı ile ayda bir defadan az olmamak üzere, tutanaklı, düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, Yazı İşleri Müdürlüğü’nün faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.
Yazı İşleri Müdürlüğü’nde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler
Madde 13 — Yazı İşleri Müdürlüğü’nde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.
Evrak kayıt sistemi ve yazışmalar
Madde 14 — Yazı İşleri Müdürlüğü’ne gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.
Yürürlük
Madde 15 — Bu Yönetmelik Kağıthane Belediyesi Meclis Kararının kesinleşmesiyle yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 16 — Bu Yönetmelik hükümlerini Kağıthane Belediye Başkanı yürütür.
