İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve kapsam
Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı; İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Dayanak
Madde 2 — Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunun15/b maddesi ile 22.04.2006 tarihli resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar’a dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 3 — Bu Yönetmelikte geçen;
a) Belediye: Kağıthane Belediyesini,
b) Servis: İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne doğrudan bağlı alt birimleri,
c) Üst yönetici: Kağıthane Belediye Başkanını,
d) Üst yönetim: Kağıthane Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarını,
e) Başkan: Kağıthane Belediye Başkanı’nı,
f) Müdür: İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü’nü ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ve Alt Birimlerinin Görevleri
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün görevleri
Madde 4 — Aşağıda belirtilen görevler, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü tarafından yürütülür:
1. Personel hareketlerini İzleyerek, belediyenin insan gücü politikası ve planlaması konusunda çalışmalar yapmak ve tekliflerde bulunmak
2. Belediye personeliyle ilgili atama, terfi, ücret, emeklilik, nakil, sicil, disiplin ve benzeri özlük işlemlerini yürütmek,
3. Belediye teşkilatının personel eğitim planını hazırlamak, uygulamak, değerlendirmek ve diğer müdürlükler ile koordinasyonu sağlamak,
4. Belediye personelinin iş yapma ve bireysel kapasitelerinin artırılmasına yönelik hizmet öncesi ve hizmet içi eğitim programları hazırlamak ve uygulamak,
5. Toplu iş sözleşmeleri ile, işçi ve kamu görevlileri sendikaları ile ilgili işlemleri yürütmek,
6. Belediyede kalite yönetimi çalışmalarını yürütmek ve izlemek
7. Belediye çalışanlarının moral ve motivasyonları ile verimliliklerinin artırılmasına yönelik programlar yapmak
8. Belediye çalışanlarının performans ölçümü faaliyetlerini koordine etmek.
Personel Özlük İşleri Servisi’nin Görevleri
Madde 5 — Personel Özlük İşleri Servisi’nin görevleri şunlardır:
a) Çalışanların isim, kurum numarası ve doğum tarihlerine göre kütüklerini yapmak, ve gerekli istatistiki dökümleri hazırlamak
b) Her türlü işe alma, nakil, kurum dışından açıktan atama, ve benzeri işlemleri yapmak
c) Emeklilik, ölüm, başka kurumlara nakil ve istifa gibi nedenlerle işten ayrılan personelin işlemlerini yapmak
d) Memur personelin kademe ve derece terfilerini yaparak bilgisayara aktarmak,
e) Personel nöbet çizelgelerini hazırlamak
f) Memur personele ait sicil raporları ve mal bildirimlerini düzenleyerek dosyalamak
g) Kadro ve Münhal defterlerini tutmak; Münhal kadrolara atama izni, kadro ihdas ve iptal teklifleri ile ilgili yazışmalarını yapmak,
h) Hizmet gereği görevlendirme işlemleri ile, kurum dışı geçici görevlendirme işlemlerini yapmak
i) Personel kimlik kartlarını çıkarmak ve güncellemek
j) Personelin yıllık ve mazeret izinlerini takip ederek on-line ortama aktarmak,
k) Belediye personeli için sağlık karnesi düzenlenmesi işlemlerini yürütmek,
l) Personelin disiplin işlemlerine ait evrakı takip etmek,
m) Personel aleyhine açılan hukuki davalara ilişkin ön hazırlık işlemlerini yürütmek,
n) Toplu sözleşmelerde alınan kararların uygulanması ile ilgili işlemleri takip etmek
o) Diğer her türlü özlük işlerini yapmak ve ilgili evrakı takip etmek
İnsan Kaynakları Geliştirme Servisi’nin Görevleri
Madde 6 — İnsan Kaynakları Geliştirme Servisi’nin görevleri şunlardır:
a) Kurumun iş gücü planlamalarını yapmak,
b) İş gücü hareketlerinin izlenerek bu doğrultudaki sorun alanlarını tespit etmek ve çözüm önerileri sunmak,
c) Çalışanların bireysel performans takibini yapmak,
d) Kurumun insan kaynağının verimli çalışabilecekleri ortamı sağlamaya yönelik çalışmaları yürütmek.
e) Çalışanların moral ve motivasyonlarının artırılması için gerekli girişimleri yaparak, bu doğrultuda faaliyetlerde bulunmak
f) Görevde yükselme sınavı gibi çalışanların kariyerlerinin ilgilendiren hususlarda gerekli planlama ve işlemleri yapmak.
g) Başarılı personeli ödüllendirmek, görev, çalışma ve faaliyetlerini destekleyerek, çalışmayı özendirici hale getirmek,
h) Müdür tarafından verilecek benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirmek.
Eğitim ve Kalite Servisi’nin Görevleri
Madde 7 — Eğitim ve Kalite Servisi’nin görevleri şunlardır:
a) Memur ve işçi personelin eğitim ihtiyaçlarını belirlemek
b) Eğitim plan ve programlarını hazırlanmak ve uygulanmasını sağlamak,
c) Yapılan hizmet-içi eğitim etkinliklerinin değerlendirilmesine yönelik çalışmaları yapmak,
d) Eğitim faaliyetleri için gerekli olabilecek ortam, araç-gereçleri belirlemek,
e) Eğitim faaliyetlerini organize etmek.
f) Belediyede ücretli veya ücretsiz staj işlemlerini koordine etmek
g) İlgili mevzuat gereği belediye birimlerinde yapılacak staj çalışmaları ile ilgili işlemleri yürütmek.
h) ISO 9001:2000 standartlarına uygun Kalite Yönetim Sisteminin kurulması, yürütülmesi, etkinliğinin artırılması ve iyileştirilmelerin yapılması için gerekli çalışmaları yürütmek.
i) Birimlerin çalışmalarının ISO 9001:2000 standartlarına, kalite politika ve hedeflerine uygunluğunu denetlemek, gerekli düzenlemeler için yönetimi bilgilendirmek.
j) Kalite ve verimlilik ile ilgili eğitimleri planlamak ve çalışmaları takip etmek.
k) ISO 9000 standartlarındaki değişiklikleri takip ederek, belediye bünyesinde gerekli revizyonları yapmak.
l) Belediye bünyesindeki çalışmalarda kalite ve verimliliği artırabilmek için gerekli iyileştirme çalışmalarını planlamak ve uygulamaları takip etmek.
m) Kalite El Kitabı, Organizasyon El Kitabı ve Sistem Prosedürlerini hazırlamak, gereken revizyonları yapmak ve dokümanların kontrol altında tutulmasını sağlamak.
n) İş analizi çalışmalarını yaparak, iş tanımı ve iş gereklerini oluşturmak ve güncellemek.
o) Hizmet süreçlerinin analizi ve iyileştirilmesi çalışmalarını yürütmek.
p) Hizmet kalite standartlarını belirlemek, hizmetlerin belirlenen standartlara uygun yürütülmesini izlemek, düzeltici-önleyici tedbirler önermek ve kalite belgelerinin gerektirdiği diğer faaliyetleri yürütmek.
q) İstatistik kayıt ve kalite kontrol işlemlerini yapmak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Müdürlük Yöneticilerinin Görev, yetki ve Sorumlulukları
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü’nün görev ve yetkileri
Madde 8 — İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü,
a) Birimi yönetir, görev dağılımını yapar ve servisler arasındaki koordinasyonu sağlar.
b) Birimin yazışmalarını yürütür, görev alanı kapsamında, belediyenin diğer idareler nezdindeki iş ve işlemlerini izler ve sonuçlandırılmasını sağlar.
c) Stratejik planın hazırlanması için gerekli olan bilgi ve belgeleri hazırlar.
d) Birim performans programını hazırlar.
e) Hizmetlerin şeffaf, planlı, belediyenin stratejik amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır.
f) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlar.
g) Birim faaliyetlerinin periyodik olarak raporlanmasını sağlar.
h) Harcama yetkilisi olarak, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporlarına ekler.
i) Birimiyle ilgili toplantılara katılır, birim içinde düzenli ve planlı toplantılar yapılmasını sağlar.
j) Görevlerini yerine getirirken birim içi ve diğer birimlerle işbirliği ve uyum içinde çalışılmasını sağlar.
k) Yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar.
l) Astlarının performansını periyodik olarak değerlendirir; biriminde moral, motivasyon ve performansı artırıcı çalışmalar yapar.
m) İşçi sağlığı ve iş güvenliği kurallarına bağlı olarak çalışılmasını sağlar.
n) Üst yönetim tarafından verilecek benzer nitelikteki diğer görevleri yerine getirir.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü’nün sorumlulukları
Madde 9 — İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürü, birim görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden üst yönetime karşı sorumludur. Müdür;
a) Görev ve yetkileri çerçevesinde idari-mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden sorumludur.
b) Stratejik plan ve performans programındaki hedeflerin gerçekleşmesinden sorumludur.
c) Birimi ile ilgili işlemleri yerine getirirken; kurumun genel ilkelerine, kurallarına ve mevzuata göre çalışılmasından sorumludur.
Servis Sorumlularının görev ve yetkileri
Madde 10 — Servis Sorumlusu,
a) Müdürün belirlediği görev dağılımı doğrultusunda, personeli arasında görev dağılımını yapar ve personelin uyumlu bir şekilde çalışmasını sağlar.
b) Kendine bağlı personelinin performansını periyodik olarak değerlendirip müdüre bilgi sunar; moral, motivasyon ve performans arttırıcı çalışmalar yapar.
c) Servisin iş ve işlemlerini şeffaf, planlı, birimin stratejik hedeflerine, performans programına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütür.
d) Servis çalışanlarının eğitim ihtiyacını belirler ve üstüne iletir.
e) Servis çalışanlarının özlük işlemlerini takip eder.
f) Servis içinde düzenli, planlı ve tutanaklı toplantıların yapılmasını sağlar.
g) İşçi sağlığı ve iş güvenliği kurallarına bağlı olarak çalışılmasını sağlar.
h) Müdürün vereceği benzer nitelikli diğer görevleri yerine getirir.
Servis sorumlularının sorumlulukları
Madde 11 — Servis sorumlusu, servis görevlerinin yerinde ve zamanında yerine getirilmesinden müdüre karşı sorumludur. Servis sorumlusu;
1. Görev ve yetkileri çerçevesinde idari-mali karar ve işlemlerin etkili, süratli, verimli ve doğru yürütülmesinden sorumludur.
2. Performans programındaki servis hedeflerinin gerçekleşmesinden sorumludur.
3. Sorumlu olduğu servis ile ilgili işlemleri yerine getirirken; kurumun genel ilkelerine, kurallarına ve mevzuata göre çalışılmasından sorumludur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Diğer Hükümler
Çalışmalarda işbirliği ve uyum
Madde 12 — İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürünün başkanlığında servis sorumlularının katılımı ile ayda bir defadan az olmamak üzere, tutanaklı, düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nün faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler
Madde 13 — İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’nde kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir.
Evrak kayıt sistemi ve yazışmalar
Madde 14 — İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak gelen ve giden evrak defterinde izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.
Yürürlük
Madde 15 — Bu Yönetmelik Kağıthane Belediyesi Meclis Kararının kesinleşmesiyle yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 16 — Bu Yönetmelik hükümlerini Kağıthane Belediye Başkanı yürütür.
